Podobrađivači

1. Grundsätze der Datenverarbeitung

Saldek wird auf Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland betrieben; dort werden die Datenbanken und die Buchhaltungsdaten gespeichert. Belegdateien werden im revisionssicheren Archiv bei Amazon Web Services in der Region Frankfurt am Main (Deutschland) gespeichert, die verschlüsselten Datensicherungen der Datenbanken in einem getrennten Speicher bei Amazon Web Services in der Europäischen Union.

Im Modus „Standard“ (Voreinstellung) setzt Saldek die KI-Dienste von OpenAI und TypeSafe ein; liest OpenAI einen Beleg nicht oder nicht verwertbar aus, liest ihn ersatzweise ein Modell von Google. OpenAI und Google lesen die Belege aus; dafür werden das Bild jeder Belegseite und der Belegtext übermittelt (bei E-Rechnungen im XML-Format und CSV-Dateien nur der Text). OpenAI gibt außerdem Einschätzungen anhand der ersten Belegseite ab (etwa Belegart oder ein Vermerk „bezahlt“). TypeSafe gibt Einschätzungen zu den ausgelesenen Belegen ab (etwa Belegart, Rechnungsempfänger und Bezug zu früheren Belegen), schlägt die Kontierung vor, ordnet importierte Kontobewegungen Belegen zu und prüft auf Dubletten; dafür werden Angaben und Textauszüge aus dem Beleg sowie Buchungsangaben und Kontobewegungen übermittelt. In Buchungsangaben und Kontobewegungen werden IBAN, E-Mail-Adressen und Telefonnummern vorher maskiert. Die Dienste verarbeiten die Daten in den USA, Google auch in weiteren Ländern, in denen es Rechenzentren betreibt, und bewahren sie nur für begrenzte Zeit auf (siehe Datenschutzerklärung). Die Übermittlung an TypeSafe stützt sich auf die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), die Übermittlung an Google auf das EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), sonst ebenfalls auf die EU-Standardvertragsklauseln; die Klauseln sind Teil der unten verlinkten Verträge. OpenAI Ireland Ltd übermittelt die Daten an verbundene Unternehmen in den USA auf Grundlage von Verträgen mit den EU-Standardvertragsklauseln (Data Processing Addendum von OpenAI, Ziffer 4.1). Im Modus „Ohne KI“, der in den Einstellungen der Organisation gewählt werden kann, werden keine Daten an KI-Dienste übermittelt.

Sprachnotizen und die Spracheingabe in „Frag Saldek“ wandelt im Modus „Standard“ der Dienst von Microsoft (Azure Speech in der Region North Europe in Irland) in Text um; er wird von OpenAI ersetzt (Verarbeitung durch verbundene Unternehmen von OpenAI in den USA), wenn er nicht oder nicht rechtzeitig antwortet oder die Aufnahme nicht verarbeiten kann. Microsoft erhält nur die Aufnahme, OpenAI zusätzlich eine Erkennungshilfe mit Fachbegriffen und Lieferantennamen; Saldek speichert die Aufnahme nach der Umwandlung nicht.

Technische Fehlerberichte der Anwendung übermittelt Saldek an Sentry (Functional Software, Inc.); sie werden in der EU-Datenregion von Sentry in Frankfurt am Main gespeichert. Ein Fehlerbericht enthält die Fehlerart, die betroffene Programmstelle und die Seitenadresse ohne Parameter, aber keine Belegdaten, Anfrageinhalte oder Nutzerkennungen; E-Mail-Adressen, IBAN und UID-Nummern werden vor dem Versand maskiert.

Kundendokumente, Belege und finanzielle Transaktionsdaten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet — weder von Saldek noch, nach ihren Vertragsbedingungen, von TypeSafe, OpenAI, Google oder Microsoft.

2. Aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter

Google wird bei der Verbindung eines Google-Kontos (Google Drive, Gmail-Postfach) als eigener Verantwortlicher tätig, nicht als Auftragsverarbeiter; der Eintrag dient der Transparenz.

3. Geplante Unterauftragsverarbeiter (noch nicht im Einsatz)

Diese Dienste sind vorgesehen und noch nicht im Einsatz. Sie erhalten Daten erst, wenn Saldek die jeweilige Funktion einschaltet und ein Mitglied sie für seine Organisation nutzt. Vor ihrer Inbetriebnahme werden Kunden nach Abschnitt 4 informiert. Google wird beim Gmail-Add-on als eigener Verantwortlicher tätig, nicht als Auftragsverarbeiter; der Eintrag dient der Transparenz.

4. Benachrichtigung bei Änderungen

Kunden werden über jede geplante Hinzuziehung oder Ersetzung eines Unterauftragsverarbeiters mindestens 14 Tage im Voraus per E-Mail oder in der Anwendung informiert und haben das Recht, aus wichtigem Grund Widerspruch einzulegen.