Uvjeti poslovanja

1. Geltungsbereich und Vertragspartner

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) regeln das Vertragsverhältnis zwischen FluxonLab (Einzelunternehmen, Inhaber: Çağrı Bozgeyik), Arndtstraße 68, Tür 3, 1120 Wien, Österreich (nachfolgend „Anbieter“), und seinen Kunden (nachfolgend „Kunde“ oder „Nutzer“) über die Nutzung der Softwareplattform Saldek.

Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 1 Abs. 1 Z 1 und Abs. 2 des Konsumentenschutzgesetzes (KSchG) bzw. des § 14 des deutschen Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) sowie an juristische Personen des öffentlichen Rechts. Verbraucher sind von der Nutzung ausgeschlossen. Mit der Registrierung bestätigt der Kunde, als Unternehmer zu handeln. Geschäfte, die eine natürliche Person vor Aufnahme ihres Unternehmens tätigt (§ 1 Abs. 3 KSchG), sind davon nicht erfasst; in diesem Fall ist eine Registrierung nicht zulässig. Gibt der Kunde wahrheitswidrig an, Unternehmer zu sein, kann der Anbieter den Vertrag aus wichtigem Grund beenden. Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden werden selbst bei Kenntnis nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, der Anbieter hat ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zugestimmt.

2. Vertragsgegenstand und Leistungsumfang

Der Anbieter stellt dem Kunden eine webbasierte Software-as-a-Service (SaaS)-Plattform zur Verfügung, welche die folgenden Kernfunktionen umfasst:

• Digitaler Belegeingang (PDF, Bilddateien, E-Mail-Weiterleitung).
• Automatisierte optische Zeichenerkennung (OCR) und strukturierte Datenextraktion (Rechnungsnummer, Datum, UID-Nummern, Steuersätze, Beträge).
• Generierung von Kontierungsvorschlägen auf Basis des österreichischen Einheitskontenrahmens (EKR) bzw. SKR03/SKR04.
• Unveränderbare Archivierung gebuchter Belege (WORM) zur Unterstützung der Aufbewahrungspflichten nach § 132 BAO bzw. § 147 AO.
• Exportfunktion für Steuerberater-Kanzleisoftware (DATEV, BMD).

Welche Funktionen ein Tarif umfasst, ergibt sich aus der Preisübersicht.

4. Aufbewahrungspflichten (§ 132 BAO, § 147 AO)

Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht trifft den Kunden. In Österreich beträgt sie nach § 132 BAO grundsätzlich sieben Jahre, in Deutschland nach § 147 Abs. 3 AO acht Jahre für Buchungsbelege und zehn Jahre für Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse; sie kann sich verlängern, solange Unterlagen für ein anhängiges Verfahren von Bedeutung sind. Saldek unterstützt den Kunden dabei: Belege, die einer gebuchten Buchung zugrunde liegen, werden mit SHA-256-Prüfsumme in einem WORM-Speicher gegen Veränderung und Löschung gesperrt, für österreichische Organisationen sieben, für deutsche Organisationen acht Jahre ab Ende des Kalenderjahres; für Organisationen in anderen Ländern gilt dieselbe Sperrdauer von sieben Jahren, die der Kunde mit seinen nationalen Fristen abgleichen muss. Noch nicht gebuchte Belege sind nicht gesperrt. Bücher und Aufzeichnungen, die länger aufzubewahren sind als die Sperre dauert (in Deutschland zehn Jahre), sichert der Kunde mit den Exporten nach Ziffer 11.

5. Verfügbarkeit, Support und Rechenzentren

Der Anbieter strebt eine Verfügbarkeit der Softwareplattform von 99,5 % im Jahresmittel an. Dieser Wert ist ein unverbindliches Ziel und keine Zusicherung einer bestimmten Verfügbarkeit; die gesetzliche Gewährleistung (Ziffer 8) bleibt unberührt. Planmäßige Wartungen kündigt der Anbieter dem Kunden rechtzeitig an. Eine vertraglich zugesicherte Verfügbarkeit (Service Level Agreement) gilt nur, wenn sie im Tarif Enterprise in einer gesonderten schriftlichen Vereinbarung mit dem Kunden festgelegt wird.

Die Softwareplattform und ihre Datenbanken werden auf Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland betrieben; Dokumente und Belege werden bei Amazon Web Services in der Region Frankfurt am Main (Deutschland) gespeichert. Im Modus „Standard“ werden Belege, Buchungsangaben und importierte Kontobewegungen an KI-Dienste in den USA übermittelt (TypeSafe, OpenAI und, wenn OpenAI nicht oder nicht verwertbar antwortet, Google); Grundlage sind die EU-Standardvertragsklauseln, bei Google das EU-US Data Privacy Framework, sonst ebenfalls die EU-Standardvertragsklauseln. Im Modus „Ohne KI“ findet diese Übermittlung nicht statt. Unabhängig vom Modus versendet Resend in den USA die E-Mails des Dienstes (etwa Einladungen, Bestätigungscodes und die Rechnungen, die der Kunde aus Saldek an seine Kunden sendet); Grundlage sind ebenfalls die EU-Standardvertragsklauseln. Einzelheiten enthält das Verzeichnis der Unterauftragsverarbeiter.

6. Vergütung, Zahlungsbedingungen und Vertragsdauer

Die Vergütung richtet sich nach dem vom Kunden gewählten Abonnementplan (Starter, Business, Pro, Enterprise) gemäß der Preisübersicht; dort sind auch der Leistungsumfang und die KI-Credits jedes Tarifs angegeben. Alle Preisangaben verstehen sich in Euro (EUR). Der Anbieter ist Kleinunternehmer: Gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.

Eine neu angelegte Organisation kann Saldek 30 Tage kostenlos mit allen Funktionen testen, mit bis zu 300 Belegen, ohne Angabe eines Zahlungsmittels. Der Testzeitraum geht nicht automatisch in ein kostenpflichtiges Abonnement über und verursacht keine Kosten. Der Anbieter weist den Kunden sieben, drei und einen Tag vor dem Ende des Testzeitraums sowie an dessen letztem Tag per E-Mail auf das Ende hin. Einen kostenlosen Dauertarif gibt es nicht: Um Saldek nach dem Testzeitraum weiter uneingeschränkt zu nutzen, wählt der Kunde einen kostenpflichtigen Abonnementplan.

Der Testzeitraum und die 1.000 Start-KI-Credits werden einmal pro Person gewährt: Nur die erste Organisation, die eine Person anlegt, erhält sie. Jede weitere Organisation derselben Person erhält keinen weiteren Testzeitraum und keine Start-Credits; sie benötigt von Beginn an einen kostenpflichtigen Abonnementplan. Die Start-Credits verfallen mit dem Ende des Testzeitraums.

Lesemodus ohne Abonnement: Hat eine Organisation nach dem Ende des Testzeitraums oder eines Abonnements keinen kostenpflichtigen Abonnementplan, wird sie schreibgeschützt weitergeführt (Lesemodus). Der Kunde kann sich weiter anmelden, alle Daten ansehen und durchsuchen, Originalbelege herunterladen, sämtliche Exporte erstellen (unter anderem PDF, CSV, DATEV, BMD, ZIP und den Export personenbezogener Daten), die bestehenden Mitglieder verwalten, den Support kontaktieren, einen Abonnementplan abschließen und die Organisation schließen oder löschen. Nicht verfügbar sind im Lesemodus insbesondere das Hochladen und Empfangen neuer Belege (im Browser, per E-Mail, über Verbindungen und Messenger), KI-Funktionen, das Verbinden von Postfächern und Speichern, neue Rechnungen und deren Versand, Kontoauszug-Importe und neue Buchungen. Bestehende Verbindungen werden pausiert, nicht gelöscht. Wegen fehlender Zahlung werden keine Daten gelöscht. Mit dem Abschluss eines Abonnementplans steht der Funktionsumfang des gewählten Tarifs sofort wieder zur Verfügung.

Der Abrechnungszeitraum eines kostenpflichtigen Abonnementplans ist nach Wahl des Kunden ein Monat oder ein Jahr. Die Gebühr wird jeweils im Voraus für den gesamten Abrechnungszeitraum berechnet; bei jährlicher Zahlweise wird also die Jahresgebühr im Voraus bezahlt. Das Abonnement verlängert sich automatisch um den gewählten Abrechnungszeitraum, wenn es nicht vor dessen Ende gekündigt wird. Der Kunde kann jederzeit in der Anwendung unter „Abrechnung → Abonnement verwalten“ oder per E-Mail an contact@fluxonlab.com kündigen; die Kündigung wirkt zum Ende des bezahlten Abrechnungszeitraums (Monat bzw. Jahr), bis dahin bleibt der Abonnementplan nutzbar. Bereits bezahlte Entgelte werden nicht anteilig erstattet, soweit nicht diese AGB oder zwingendes Recht anderes vorsehen.

6a. Preisänderungen

Der Anbieter kann die Preise mit Wirkung für den nächsten Abrechnungszeitraum ändern. Er teilt die Änderung mindestens 30 Tage vor ihrem Wirksamwerden per E-Mail mit. Ist der Kunde nicht einverstanden, kann er das Abonnement zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums kündigen; bis dahin gilt der bisherige Preis.

6b. Tarifwechsel und Erstattungen

Den Abonnementplan wechselt der Kunde in der Anwendung unter „Abrechnung“.

Wechsel in einen höheren Abonnementplan (ein höherer Tarif oder von monatlicher auf jährliche Zahlung): Der neue Abonnementplan beginnt sofort, mit einem neuen Abrechnungszeitraum ab dem Tag des Wechsels. Der Kunde zahlt den Preis des neuen Plans abzüglich des Restwerts des bisherigen Plans. Der Restwert ist der für den laufenden Abrechnungszeitraum bezahlte Preis des bisherigen Plans (nach Rabatten), multipliziert mit dem kleineren von zwei Anteilen: dem noch nicht abgelaufenen Teil des bezahlten Abrechnungszeitraums und dem nicht verbrauchten Teil der KI-Credits, die mit der Zahlung für diesen Zeitraum gutgeschrieben wurden (bei jährlicher Zahlweise: der bis zum Wechsel gutgeschriebenen). Bereits erstattete Beträge und die mit ihnen entfallenen Credits zählen dabei nicht mit. Der Restwert wird auf den Cent zugunsten des Kunden gerundet. Ist er höher als der Preis des neuen Plans, wird der Unterschied mit den folgenden Rechnungen verrechnet.

Wechsel in einen niedrigeren Abonnementplan (ein niedrigerer Tarif oder von jährlicher auf monatliche Zahlung): Der Wechsel wird zum Ende des bezahlten Abrechnungszeitraums wirksam; bis dahin bleibt der bisherige Plan nutzbar. Für den restlichen Zeitraum wird nichts erstattet.

Erstattungen: Bereits bezahlte Entgelte werden nicht anteilig erstattet (Abschnitt 6). Erstattet der Anbieter im Einzelfall freiwillig, beträgt die Erstattung die Zahlung für den laufenden Abrechnungszeitraum abzüglich bereits erstatteter Beträge, multipliziert mit demselben kleineren Anteil wie beim Restwert. Das Abonnement endet dann sofort; ohne neuen Abonnementplan wird die Organisation schreibgeschützt weitergeführt (Lesemodus, Abschnitt 6).

7. KI-Credits

Das automatisierte Auslesen von Belegen und weitere KI-Funktionen verbrauchen KI-Credits. Wie viele Credits ein Vorgang verbraucht, hängt von der Belegart und der Seitenzahl ab (Preisübersicht). Die voraussichtlich benötigten Credits werden vor der Verarbeitung reserviert; nicht verbrauchte Credits werden zurückgebucht. Credits, die zuerst ablaufen, werden zuerst verbraucht. In den Regeln zu Credits aus einem Abonnementplan ist ein Monat der jeweilige monatliche Zeitraum des Tarifs, der mit dem Beginn des Abonnements oder des Tarifs beginnt, nicht der Kalendermonat. Für die Gültigkeit von Credit-Paketen gilt diese Bestimmung nicht.

Credits aus einem kostenpflichtigen Abonnementplan: Jeder kostenpflichtige Abonnementplan enthält monatlich die in der Preisübersicht angegebene Anzahl an KI-Credits; bei jährlicher Zahlweise werden sie monatlich gutgeschrieben. Nicht verbrauchte Credits eines Monats bleiben im folgenden Monat nutzbar und verfallen mit dessen Ende; eine weitere Übertragung findet nicht statt. Bei einem Wechsel in einen höheren Abonnementplan (Abschnitt 6b) erhält die Organisation sofort das volle monatliche Kontingent des neuen Plans; die nicht verbrauchten Credits des bisherigen Plans aus dem laufenden Abrechnungszeitraum entfallen, weil ihr Wert im Restwert angerechnet wird. Credit-Pakete und noch nutzbare Credits aus früheren Monaten bleiben unberührt.

Credit-Pakete: Zusätzlich erworbene Credit-Pakete sind 12 Monate ab dem Kauf gültig und verfallen danach.

Ende eines Abonnements: Endet ein kostenpflichtiges Abonnement, bleiben die verbleibenden Credits der Organisation bis zu ihrem regulären Ablauf erhalten: Credits aus dem Abonnementplan bis zum Ende des Monats, der auf ihre Gutschrift folgt, Credit-Pakete bis zum Ende ihrer Gültigkeit. Im Lesemodus (Ziffer 6) können sie nicht verbraucht werden; mit einem neuen Abonnementplan sind sie bis zu ihrem Ablauf wieder nutzbar.

Erstattungen: Wird eine Zahlung erstattet, entfallen die mit dieser Zahlung gutgeschriebenen Credits, soweit sie noch nicht verbraucht sind. Bei einer vollständigen Erstattung entfallen alle noch nicht verbrauchten Credits dieser Zahlung. Bei einer teilweisen Erstattung entfällt höchstens der erstattete Anteil der mit dieser Zahlung gutgeschriebenen Credits, begrenzt auf die noch nicht verbrauchten; wird etwa die Hälfte einer Zahlung erstattet, entfällt höchstens die Hälfte ihrer Credits. Bereits verbrauchte Credits bleiben verbraucht; das Credit-Guthaben wird dadurch nicht negativ. Erstattet der Anbieter freiwillig den Restwert (Abschnitt 6b), entfallen alle noch nicht verbrauchten Credits aus der Zahlung für den laufenden Abrechnungszeitraum.

Freiwillige Gutschriften: Credits, die der Anbieter ohne Zahlung gutschreibt (etwa aus Kulanz oder im Rahmen einer Aktion), gelten bis zu dem Ablauf, der bei der Gutschrift angegeben wird.

Kein Geldwert: KI-Credits sind ein Nutzungskontingent der Softwareplattform. Sie haben keinen Geldwert und werden weder ausgezahlt noch verzinst noch in Geld umgetauscht. Credits stehen nur der Organisation zur Verfügung, der sie gutgeschrieben wurden; verfallene Credits werden nicht ersetzt.

8. Haftung und Gewährleistung

Der Anbieter leistet Gewähr nach den gesetzlichen Bestimmungen des österreichischen Rechts.

Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit sowie für Personenschäden. Bei leichter Fahrlässigkeit ist die Haftung ausgeschlossen. Soweit eine Haftung für leichte Fahrlässigkeit zwingend besteht, ist sie für mittelbare Schäden, Folgeschäden und entgangenen Gewinn ausgeschlossen und je Schadensfall mit den vom Kunden in den letzten zwölf Monaten vor dem Schadensereignis bezahlten Entgelten begrenzt. Der Anbieter haftet nicht für steuerliche Nachteile, die darauf beruhen, dass der Kunde Vorschläge von Saldek ohne die Prüfung nach Ziffer 3 freigegeben hat.

9. Datenschutz und Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

Soweit der Anbieter im Rahmen der Erbringung der Leistungen personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet (z. B. Belegdaten von Geschäftspartnern des Nutzers), schließen die Parteien eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO ab (AVV). Die AVV besteht aus den Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission nach dem Durchführungsbeschluss (EU) 2021/915 samt Anhängen I–IV und den ergänzenden Regelungen auf der Seite der AVV; sie ist Bestandteil dieser AGB und wird mit der Registrierung abgeschlossen. Die detaillierten Datenschutzbestimmungen sind in der Datenschutzerklärung einsehbar.

10. Anwendbares Recht und Gerichtsstand

Auf diesen Vertrag und sämtliche Streitigkeiten daraus findet ausschließlich das Recht der Republik Österreich unter Ausschluss der Verweisungsnormen des internationalen Privatrechts sowie des UN-Kaufrechts (CISG) Anwendung.

Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist das sachlich zuständige Gericht am Sitz des Anbieters in Wien, Österreich.

11. Vertragsende und Datenexport

Endet der Testzeitraum oder ein kostenpflichtiges Abonnement ohne neuen Abonnementplan, wird die Organisation im Lesemodus (Ziffer 6) weitergeführt; Belege und Buchungen bleiben gespeichert und können jederzeit exportiert werden (Belege, Buchungsjournal, DATEV- und BMD-Export). Wegen fehlender Zahlung werden keine Daten gelöscht. Der Kunde kann seine Organisation in den Einstellungen schließen – sie bleibt dann schreibgeschützt und exportierbar gespeichert und wird bei österreichischen Organisationen nach dem Ende der Aufbewahrungsfrist automatisch gelöscht, bei anderen, sobald der Kunde sie löscht – oder sofort löschen; vor einer Löschung sollte er einen Export erstellen. Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht bleibt beim Kunden (Ziffer 4).

12. Vertragsschluss, Vertragssprache und Änderungen der AGB

Vertragsschluss (§ 9 ECG): Der Kunde füllt das Registrierungsformular aus, bestätigt, als Unternehmer zu handeln, akzeptiert diese AGB samt AVV und sendet das Formular mit „Konto erstellen“ ab; damit kommt der Vertrag über die Nutzung im Testzeitraum und im Lesemodus zustande. Ein kostenpflichtiges Abonnement oder ein Credit-Paket bestellt der Kunde in der Anwendung unter „Abrechnung“; dieser Vertrag kommt mit Abschluss der Bezahlung auf der Bezahlseite von Stripe zustande. Eingabefehler kann der Kunde vor dem Absenden in den Formularfeldern und auf der Bezahlseite erkennen und berichtigen. Der Anbieter speichert, welche Fassung der AGB der Kunde akzeptiert hat; die geltende Fassung ist jederzeit unter AGB abrufbar und kann gespeichert und ausgedruckt werden. Vertragssprache ist Deutsch; Übersetzungen dienen der Information.

Änderungen der AGB: Der Anbieter teilt Änderungen dieser AGB mindestens 30 Tage vor ihrem Wirksamwerden per E-Mail mit. Widerspricht der Kunde nicht bis zum Wirksamwerden, gelten die Änderungen als angenommen; auf diese Folge und das Widerspruchsrecht weist der Anbieter in der Mitteilung hin. Widerspricht der Kunde, kann jede Partei den Vertrag zum Wirksamwerden der Änderung kündigen.

13. Sperre des Zugangs

Der Anbieter kann den Zugang sperren, wenn eine fällige Zahlung trotz Mahnung 14 Tage unbezahlt bleibt oder der Kunde die Plattform rechtswidrig oder entgegen diesen AGB nutzt; er kündigt die Sperre vorher an, soweit dies zumutbar ist. Der Datenexport bleibt auch während einer Sperre möglich.