Rechtliches

Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO für die Verarbeitung Ihrer Buchhaltungsdaten in Saldek.

Stand: 10. Oktober 2026

1. Gegenstand und Anwendungsbereich

Diese Vereinbarung regelt die Rechte und Pflichten der Parteien im Rahmen der Verarbeitung personenbezogener Daten durch FluxonLab (Auftragsverarbeiter) im Auftrag des Kunden (Verantwortlicher) bei der Bereitstellung der Buchhaltungs- und Dokumentenextraktionsplattform Saldek.

Art der Daten: Finanz- und Buchhaltungsdaten, Rechnungs- und Belegdaten, Stammdaten von Geschäftspartnern (Lieferanten/Kunden) einschließlich ihrer E-Mail-Adressen, USt-IdNr./UID, Bankverbindungen (IBAN/BIC), Buchungsvermerke.

Kategorien betroffener Personen: Mitarbeiter, Organe, Kunden und Lieferanten des Verantwortlichen.

2. Pflichten des Auftragsverarbeiters (Art. 28 Abs. 3 DSGVO)

a) Weisungsgebundenheit (Art. 28 Abs. 3 lit. a): Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen. Die Kundendaten werden in Deutschland gespeichert: die Datenbanken auf Servern der Hetzner Online GmbH, die Belegdateien bei Amazon Web Services in der Region Frankfurt am Main. Im Modus „Standard“ verarbeiten Unterauftragsverarbeiter in den USA (siehe Buchstabe d) Belege, Buchungsangaben und importierte Kontobewegungen, um Belege auszulesen, Kontierungen vorzuschlagen, Kontobewegungen Belegen zuzuordnen und Dubletten zu erkennen; sie bewahren die übermittelten Daten nur für begrenzte Zeit auf, wie in der Datenschutzerklärung beschrieben. Die Übermittlung stützt sich auf die EU-Standardvertragsklauseln, bei Google auf das EU-US Data Privacy Framework, sonst ebenfalls auf die EU-Standardvertragsklauseln. Im Modus „Ohne KI“ findet sie nicht statt. Unabhängig vom Modus versendet Resend in den USA die E-Mails des Dienstes, darunter Einladungen an vom Kunden angegebene Adressen, Bestätigungscodes an die vom Kunden hinterlegten Absenderadressen des E-Mail-Belegeingangs, jeweils mit dem Namen der Organisation, und die Rechnungen, die der Kunde aus Saldek an die von ihm angegebenen Empfänger sendet, mit der Rechnung als PDF-Anhang und der E-Mail-Adresse der Organisation als Antwortadresse (siehe Verzeichnis); auch diese Übermittlung stützt sich auf die EU-Standardvertragsklauseln. Ist der E-Mail-Belegeingang eingerichtet, empfängt Mailgun Technologies, Inc. (USA) in seiner EU-Region die E-Mails an die Eingangsadresse der Organisation; diese Übermittlung stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework, sonst auf die EU-Standardvertragsklauseln. Die Zwecke umfassen auch „Frag Saldek“ (die Frage, die vorigen Fragen des Gesprächs und passende Auszüge aus Belegen und Buchungen gehen an die KI-Dienste, um eine Antwort mit Quellen zu erstellen) sowie Sprachnotizen und Spracheingaben (Umwandlung der Aufnahme in Text); Einzelheiten in Anhang II.

b) Vertraulichkeit (Art. 28 Abs. 3 lit. b): Alle zur Verarbeitung befugten Personen haben sich zur Vertraulichkeit verpflichtet oder unterliegen einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht.

c) Technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 / Art. 28 Abs. 3 lit. c): Mandantentrennung auf Datenbankebene (Row-Level Security), kryptografische Prüfsummen (SHA-256), WORM-Archivierung gebuchter Belege (Sperre 7 Jahre, für Organisationen in Deutschland 8 Jahre), Transportverschlüsselung (TLS) und Passwort-Hashing mit Argon2id.

d) Unterauftragsverarbeiter (Art. 28 Abs. 3 lit. d & Abs. 4): Der Verantwortliche erteilt die allgemeine Genehmigung für die Unterauftragsverarbeiter im öffentlich einsehbaren Verzeichnis (Anhang IV). Über die Hinzuziehung oder Ersetzung eines Unterauftragsverarbeiters informiert der Auftragsverarbeiter mindestens 14 Tage im Voraus; er erlegt ihm dieselben Datenschutzpflichten auf und haftet für ihn (Klausel 7.7).

e) Betroffenenrechte und Löschung (Art. 28 Abs. 3 lit. e & g): Unterstützung bei der Erfüllung von Betroffenenrechten (Auskunft, Berichtigung, Löschung). Nach Beendigung der Vertragsbeziehung erfolgt auf Wunsch die vollständige Herausgabe (Export) oder Löschung. Der Verantwortliche wählt dazu in den Einstellungen der Organisation: Beim Schließen bleiben die Daten schreibgeschützt und exportierbar gespeichert und werden nach dem Ende der Aufbewahrungsfrist nach § 132 BAO automatisch gelöscht (für österreichische Organisationen; sonst, wenn der Verantwortliche die Organisation löscht). Bei der sofortigen Löschung werden die Daten auf seine ausdrückliche Weisung sofort gelöscht; die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (insbesondere § 132 BAO und § 212 UGB bzw. § 147 AO und § 257 HGB) erfüllt dann der Verantwortliche selbst, etwa mit dem zuvor erstellten Export. Dateien im Archiv unter einer Aufbewahrungssperre (Object Lock) können vor dem Ende der Sperre von niemandem gelöscht werden; sie bleiben bis dahin unzugänglich gespeichert und werden danach automatisch gelöscht. In den verschlüsselten Datensicherungen bleiben gelöschte Daten bis zu deren Ablauf nach 30 Tagen enthalten.

f) Meldung von Verletzungen (Art. 28 Abs. 3 lit. f, Art. 33 DSGVO): Der Auftragsverarbeiter meldet dem Verantwortlichen eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich, spätestens binnen 48 Stunden, nachdem sie ihm bekannt geworden ist, und unterstützt ihn nach Klausel 9.

g) Rechtswidrige Weisungen und Kontrollen (Art. 28 Abs. 3 lit. h DSGVO): Hält der Auftragsverarbeiter eine Weisung für rechtswidrig, informiert er den Verantwortlichen unverzüglich. Er stellt die zum Nachweis der Pflichten erforderlichen Informationen bereit und ermöglicht Überprüfungen nach Klausel 7.6.

3. Standardvertragsklauseln, Unterauftragsverarbeiter und Abschluss

Ergänzend zu dieser Seite gelten die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission gemäß Durchführungsbeschluss (EU) 2021/915 samt Anhängen I–IV (Ziffer 4 und die Anhänge unten), die Bestandteil dieser Vereinbarung sind; bei Widersprüchen gehen die Klauseln vor. Über die Hinzuziehung oder Ersetzung eines Unterauftragsverarbeiters informiert der Auftragsverarbeiter mindestens 14 Tage im Voraus; widerspricht der Verantwortliche aus wichtigem Grund und wird keine Lösung gefunden, kann er den Vertrag zum Zeitpunkt der Änderung kündigen; bereits bezahlte Entgelte für die Zeit danach werden anteilig erstattet.

Die AVV ist Bestandteil der AGB (Ziffer 9) und wird mit der Registrierung abgeschlossen. Eine unterschriebene Ausfertigung erhalten Sie auf Anfrage unter contact@fluxonlab.com (Betreff: Auftragsverarbeitung (AVV)).

4. Standardvertragsklauseln (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/915)

Amtliche deutsche Fassung, unverändert (ABl. L 199 vom 7.6.2021, S. 18; EUR-Lex). Gewählt sind in Klausel 1 Buchstabe a und in den Klauseln 8 und 9 jeweils Option 1 (Verordnung (EU) 2016/679) und in Klausel 7.7 Option 2 (allgemeine schriftliche Genehmigung) mit einer Frist von 14 Tagen. Die Anhänge I–IV folgen unten.

ABSCHNITT I

Klausel 1

Zweck und Anwendungsbereich

a)Mit diesen Standardvertragsklauseln (im Folgenden „Klauseln“) soll die Einhaltung von Artikel 28 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung) sichergestellt werden.

b)Die in Anhang I aufgeführten Verantwortlichen und Auftragsverarbeiter haben diesen Klauseln zugestimmt, um die Einhaltung von Artikel 28 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder Artikel 29 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2018/1725 zu gewährleisten.

c)Diese Klauseln gelten für die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Anhang II.

d)Die Anhänge I bis IV sind Bestandteil der Klauseln.

e)Diese Klauseln gelten unbeschadet der Verpflichtungen, denen der Verantwortliche gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 unterliegt.

f)Diese Klauseln stellen für sich allein genommen nicht sicher, dass die Verpflichtungen im Zusammenhang mit internationalen Datenübermittlungen gemäß Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 erfüllt werden.

Klausel 2

Unabänderbarkeit der Klauseln

a)Die Parteien verpflichten sich, die Klauseln nicht zu ändern, es sei denn, zur Ergänzung oder Aktualisierung der in den Anhängen angegebenen Informationen.

b)Dies hindert die Parteien nicht daran die in diesen Klauseln festgelegten Standardvertragsklauseln in einen umfangreicheren Vertrag aufzunehmen und weitere Klauseln oder zusätzliche Garantien hinzuzufügen, sofern diese weder unmittelbar noch mittelbar im Widerspruch zu den Klauseln stehen oder die Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Personen beschneiden.

Klausel 3

Auslegung

a)Werden in diesen Klauseln die in der Verordnung (EU) 2016/679 bzw. der Verordnung (EU) 2018/1725 definierten Begriffe verwendet, so haben diese Begriffe dieselbe Bedeutung wie in der betreffenden Verordnung.

b)Diese Klauseln sind im Lichte der Bestimmungen der Verordnung (EU) 2016/679 bzw. der Verordnung (EU) 2018/1725 auszulegen.

c)Diese Klauseln dürfen nicht in einer Weise ausgelegt werden, die den in der Verordnung (EU) 2016/679 oder der Verordnung (EU) 2018/1725 vorgesehenen Rechten und Pflichten zuwiderläuft oder die Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Personen beschneidet.

Klausel 4

Vorrang

Im Falle eines Widerspruchs zwischen diesen Klauseln und den Bestimmungen damit zusammenhängender Vereinbarungen, die zwischen den Parteien bestehen oder später eingegangen oder geschlossen werden, haben diese Klauseln Vorrang.

Klausel 5 – fakultativ

Kopplungsklausel

a)Eine Einrichtung, die nicht Partei dieser Klauseln ist, kann diesen Klauseln mit Zustimmung aller Parteien jederzeit als Verantwortlicher oder als Auftragsverarbeiter beitreten, indem sie die Anhänge ausfüllt und Anhang I unterzeichnet.

b)Nach Ausfüllen und Unterzeichnen der unter Buchstabe a genannten Anhänge wird die beitretende Einrichtung als Partei dieser Klauseln behandelt und hat die Rechte und Pflichten eines Verantwortlichen oder eines Auftragsverarbeiters entsprechend ihrer Bezeichnung in Anhang I.

c)Für die beitretende Einrichtung gelten für den Zeitraum vor ihrem Beitritt als Partei keine aus diesen Klauseln resultierenden Rechte oder Pflichten.

ABSCHNITT II

PFLICHTEN DER PARTEIEN

Klausel 6

Beschreibung der Verarbeitung

Die Einzelheiten der Verarbeitungsvorgänge, insbesondere die Kategorien personenbezogener Daten und die Zwecke, für die die personenbezogenen Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet werden, sind in Anhang II aufgeführt.

Klausel 7

Pflichten der Parteien

7.1. Weisungen

a)Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen, es sei denn, er ist nach Unionsrecht oder nach dem Recht eines Mitgliedstaats, dem er unterliegt, zur Verarbeitung verpflichtet. In einem solchen Fall teilt der Auftragsverarbeiter dem Verantwortlichen diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht dies nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet. Der Verantwortliche kann während der gesamten Dauer der Verarbeitung personenbezogener Daten weitere Weisungen erteilen. Diese Weisungen sind stets zu dokumentieren.

b)Der Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen unverzüglich, wenn er der Auffassung ist, dass vom Verantwortlichen erteilte Weisungen gegen die Verordnung (EU) 2016/679, die Verordnung (EU) 2018/1725 oder geltende Datenschutzbestimmungen der Union oder der Mitgliedstaaten verstoßen.

7.2. Zweckbindung

Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die personenbezogenen Daten nur für den/die in Anhang II genannten spezifischen Zweck(e), sofern er keine weiteren Weisungen des Verantwortlichen erhält.

7.3. Dauer der Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Daten werden vom Auftragsverarbeiter nur für die in Anhang II angegebene Dauer verarbeitet.

7.4. Sicherheit der Verarbeitung

a)Der Auftragsverarbeiter ergreift mindestens die in Anhang III aufgeführten technischen und organisatorischen Maßnahmen, um die Sicherheit der personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Dies umfasst den Schutz der Daten vor einer Verletzung der Sicherheit, die, ob unbeabsichtigt oder unrechtmäßig, zur Vernichtung, zum Verlust, zur Veränderung oder zur unbefugten Offenlegung von beziehungsweise zum unbefugten Zugang zu den Daten führt (im Folgenden „Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten“). Bei der Beurteilung des angemessenen Schutzniveaus tragen die Parteien dem Stand der Technik, den Implementierungskosten, der Art, dem Umfang, den Umständen und den Zwecken der Verarbeitung sowie den für die betroffenen Personen verbundenen Risiken gebührend Rechnung.

b)Der Auftragsverarbeiter gewährt seinem Personal nur insoweit Zugang zu den personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, als dies für die Durchführung, Verwaltung und Überwachung des Vertrags unbedingt erforderlich ist. Der Auftragsverarbeiter gewährleistet, dass sich die zur Verarbeitung der erhaltenen personenbezogenen Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

7.5. Sensible Daten

Falls die Verarbeitung personenbezogene Daten betrifft, aus denen die rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, oder die genetische Daten oder biometrische Daten zum Zweck der eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Daten über die Gesundheit, das Sexualleben oder die sexuelle Ausrichtung einer Person oder Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten enthalten (im Folgenden „sensible Daten“), wendet der Auftragsverarbeiter spezielle Beschränkungen und/oder zusätzlichen Garantien an.

7.6. Dokumentation und Einhaltung der Klauseln

a)Die Parteien müssen die Einhaltung dieser Klauseln nachweisen können.

b)Der Auftragsverarbeiter bearbeitet Anfragen des Verantwortlichen bezüglich der Verarbeitung von Daten gemäß diesen Klauseln umgehend und in angemessener Weise.

c)Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen alle Informationen zur Verfügung, die für den Nachweis der Einhaltung der in diesen Klauseln festgelegten und unmittelbar aus der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 hervorgehenden Pflichten erforderlich sind. Auf Verlangen des Verantwortlichen gestattet der Auftragsverarbeiter ebenfalls die Prüfung der unter diese Klauseln fallenden Verarbeitungstätigkeiten in angemessenen Abständen oder bei Anzeichen für eine Nichteinhaltung und trägt zu einer solchen Prüfung bei. Bei der Entscheidung über eine Überprüfung oder Prüfung kann der Verantwortliche einschlägige Zertifizierungen des Auftragsverarbeiters berücksichtigen.

d)Der Verantwortliche kann die Prüfung selbst durchführen oder einen unabhängigen Prüfer beauftragen. Die Prüfungen können auch Inspektionen in den Räumlichkeiten oder physischen Einrichtungen des Auftragsverarbeiters umfassen und werden gegebenenfalls mit angemessener Vorankündigung durchgeführt.

e)Die Parteien stellen der/den zuständigen Aufsichtsbehörde(n) die in dieser Klausel genannten Informationen, einschließlich der Ergebnisse von Prüfungen, auf Anfrage zur Verfügung.

7.7. Einsatz von Unterauftragsverarbeitern

a)ALLGEMEINE SCHRIFTLICHE GENEHMIGUNG: Der Auftragsverarbeiter besitzt die allgemeine Genehmigung des Verantwortlichen für die Beauftragung von Unterauftragsverarbeitern, die in einer vereinbarten Liste aufgeführt sind. Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen mindestens 14 Tage im Voraus ausdrücklich in schriftlicher Form über alle beabsichtigten Änderungen dieser Liste durch Hinzufügen oder Ersetzen von Unterauftragsverarbeitern und räumt dem Verantwortlichen damit ausreichend Zeit ein, um vor der Beauftragung des/der betreffenden Unterauftragsverarbeiter/s Einwände gegen diese Änderungen erheben zu können. Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen die erforderlichen Informationen zur Verfügung, damit dieser sein Widerspruchsrecht ausüben kann.

b)Beauftragt der Auftragsverarbeiter einen Unterauftragsverarbeiter mit der Durchführung bestimmter Verarbeitungstätigkeiten (im Auftrag des Verantwortlichen), so muss diese Beauftragung im Wege eines Vertrags erfolgen, der dem Unterauftragsverarbeiter im Wesentlichen dieselben Datenschutzpflichten auferlegt wie diejenigen, die für den Auftragsverarbeiter gemäß diesen Klauseln gelten. Der Auftragsverarbeiter stellt sicher, dass der Unterauftragsverarbeiter die Pflichten erfüllt, denen der Auftragsverarbeiter entsprechend diesen Klauseln und gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 unterliegt.

c)Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen auf dessen Verlangen eine Kopie einer solchen Untervergabevereinbarung und etwaiger späterer Änderungen zur Verfügung. Soweit es zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen oder anderen vertraulichen Informationen, einschließlich personenbezogener Daten notwendig ist, kann der Auftragsverarbeiter den Wortlaut der Vereinbarung vor der Weitergabe einer Kopie unkenntlich machen.

d)Der Auftragsverarbeiter haftet gegenüber dem Verantwortlichen in vollem Umfang dafür, dass der Unterauftragsverarbeiter seinen Pflichten gemäß dem mit dem Auftragsverarbeiter geschlossenen Vertrag nachkommt. Der Auftragsverarbeiter benachrichtigt den Verantwortlichen, wenn der Unterauftragsverarbeiter seine vertraglichen Pflichten nicht erfüllt.

e)Der Auftragsverarbeiter vereinbart mit dem Unterauftragsverarbeiter eine Drittbegünstigtenklausel, wonach der Verantwortliche – im Falle, dass der Auftragsverarbeiter faktisch oder rechtlich nicht mehr besteht oder zahlungsunfähig ist – das Recht hat, den Untervergabevertrag zu kündigen und den Unterauftragsverarbeiter anzuweisen, die personenbezogenen Daten zu löschen oder zurückzugeben.

7.8. Internationale Datenübermittlungen

a)Jede Übermittlung von Daten durch den Auftragsverarbeiter an ein Drittland oder eine internationale Organisation erfolgt ausschließlich auf der Grundlage dokumentierter Weisungen des Verantwortlichen oder zur Einhaltung einer speziellen Bestimmung nach dem Unionsrecht oder dem Recht eines Mitgliedstaats, dem der Auftragsverarbeiter unterliegt, und muss mit Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 oder der Verordnung (EU) 2018/1725 im Einklang stehen.

b)Der Verantwortliche erklärt sich damit einverstanden, dass in Fällen, in denen der Auftragsverarbeiter einen Unterauftragsverarbeiter gemäß Klausel 7.7 für die Durchführung bestimmter Verarbeitungstätigkeiten (im Auftrag des Verantwortlichen) in Anspruch nimmt und diese Verarbeitungstätigkeiten eine Übermittlung personenbezogener Daten im Sinne von Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 beinhalten, der Auftragsverarbeiter und der Unterauftragsverarbeiter die Einhaltung von Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 sicherstellen können, indem sie Standardvertragsklauseln verwenden, die von der Kommission gemäß Artikel 46 Absatz 2 der Verordnung (EU) 2016/679 erlassen wurden, sofern die Voraussetzungen für die Anwendung dieser Standardvertragsklauseln erfüllt sind.

Klausel 8

Unterstützung des Verantwortlichen

a)Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen unverzüglich über jeden Antrag, den er von der betroffenen Person erhalten hat. Er beantwortet den Antrag nicht selbst, es sei denn, er wurde vom Verantwortlichen dazu ermächtigt.

b)Unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung unterstützt der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen bei der Erfüllung von dessen Pflicht, Anträge betroffener Personen auf Ausübung ihrer Rechte zu beantworten. Bei der Erfüllung seiner Pflichten gemäß den Buchstaben a und b befolgt der Auftragsverarbeiter die Weisungen des Verantwortlichen.

c)Abgesehen von der Pflicht des Auftragsverarbeiters, den Verantwortlichen gemäß Klausel 8 Buchstabe b zu unterstützen, unterstützt der Auftragsverarbeiter unter Berücksichtigung der Art der Datenverarbeitung und der ihm zur Verfügung stehenden Informationen den Verantwortlichen zudem bei der Einhaltung der folgenden Pflichten:

1)Pflicht zur Durchführung einer Abschätzung der Folgen der vorgesehenen Verarbeitungsvorgänge für den Schutz personenbezogener Daten (im Folgenden „Datenschutz-Folgenabschätzung“), wenn eine Form der Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat;

2)Pflicht zur Konsultation der zuständigen Aufsichtsbehörde(n) vor der Verarbeitung, wenn aus einer Datenschutz-Folgenabschätzung hervorgeht, dass die Verarbeitung ein hohes Risiko zur Folge hätte, sofern der Verantwortliche keine Maßnahmen zur Eindämmung des Risikos trifft;

3)Pflicht zur Gewährleistung, dass die personenbezogenen Daten sachlich richtig und auf dem neuesten Stand sind, indem der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen unverzüglich unterrichtet, wenn er feststellt, dass die von ihm verarbeiteten personenbezogenen Daten unrichtig oder veraltet sind;

4)Verpflichtungen gemäß Artikel 32 der Verordnung (EU) 2016/679.

d)Die Parteien legen in Anhang III die geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Unterstützung des Verantwortlichen durch den Auftragsverarbeiter bei der Anwendung dieser Klausel sowie den Anwendungsbereich und den Umfang der erforderlichen Unterstützung fest.

Klausel 9

Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten arbeitet der Auftragsverarbeiter mit dem Verantwortlichen zusammen und unterstützt ihn entsprechend, damit der Verantwortliche seinen Verpflichtungen gemäß den Artikeln 33 und 34 der Verordnung (EU) 2016/679 oder gegebenenfalls den Artikeln 34 und 35 der Verordnung (EU) 2018/1725 nachkommen kann, wobei der Auftragsverarbeiter die Art der Verarbeitung und die ihm zur Verfügung stehenden Informationen berücksichtigt.

9.1. Verletzung des Schutzes der vom Verantwortlichen verarbeiteten Daten

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Zusammenhang mit den vom Verantwortlichen verarbeiteten Daten unterstützt der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen wie folgt:

a)bei der unverzüglichen Meldung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten an die zuständige(n) Aufsichtsbehörde(n), nachdem dem Verantwortlichen die Verletzung bekannt wurde, sofern relevant (es sei denn, die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten führt voraussichtlich nicht zu einem Risiko für die persönlichen Rechte und Freiheiten natürlicher Personen);

b)bei der Einholung der folgenden Informationen, die gemäß Artikel 33 Absatz 3 der Verordnung (EU) 2016/679 in der Meldung des Verantwortlichen anzugeben sind, wobei diese Informationen mindestens Folgendes umfassen müssen:

1)die Art der personenbezogenen Daten, soweit möglich, mit Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen sowie der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen personenbezogenen Datensätze;

2)die wahrscheinlichen Folgen der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten;

3)die vom Verantwortlichen ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten und gegebenenfalls Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.

Wenn und soweit nicht alle diese Informationen zur gleichen Zeit bereitgestellt werden können, enthält die ursprüngliche Meldung die zu jenem Zeitpunkt verfügbaren Informationen, und weitere Informationen werden, sobald sie verfügbar sind, anschließend ohne unangemessene Verzögerung bereitgestellt;

c)bei der Einhaltung der Pflicht gemäß Artikel 34 der Verordnung (EU) 2016/679, die betroffene Person unverzüglich von der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten zu benachrichtigen, wenn diese Verletzung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat.

9.2. Verletzung des Schutzes der vom Auftragsverarbeiter verarbeiteten Daten

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Zusammenhang mit den vom Auftragsverarbeiter verarbeiteten Daten meldet der Auftragsverarbeiter diese dem Verantwortlichen unverzüglich, nachdem ihm die Verletzung bekannt wurde. Diese Meldung muss zumindest folgende Informationen enthalten:

a)eine Beschreibung der Art der Verletzung (möglichst unter Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen und der ungefähren Zahl der betroffenen Datensätze);

b)Kontaktdaten einer Anlaufstelle, bei der weitere Informationen über die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten eingeholt werden können;

c)die voraussichtlichen Folgen und die ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, einschließlich Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.

Die Parteien legen in Anhang III alle sonstigen Angaben fest, die der Auftragsverarbeiter zur Verfügung zu stellen hat, um den Verantwortlichen bei der Erfüllung von dessen Pflichten gemäß Artikel 33 und 34 der Verordnung (EU) 2016/679 zu unterstützen.

ABSCHNITT III

SCHLUSSBESTIMMUNGEN

Klausel 10

Verstöße gegen die Klauseln und Beendigung des Vertrags

a)Falls der Auftragsverarbeiter seinen Pflichten gemäß diesen Klauseln nicht nachkommt, kann der Verantwortliche – unbeschadet der Bestimmungen der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 – den Auftragsverarbeiter anweisen, die Verarbeitung personenbezogener Daten auszusetzen, bis er diese Klauseln einhält oder der Vertrag beendet ist. Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen unverzüglich, wenn er aus welchen Gründen auch immer nicht in der Lage ist, diese Klauseln einzuhalten.

b)Der Verantwortliche ist berechtigt, den Vertrag zu kündigen, soweit er die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß diesen Klauseln betrifft, wenn

1)der Verantwortliche die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragsverarbeiter gemäß Buchstabe a ausgesetzt hat und die Einhaltung dieser Klauseln nicht innerhalb einer angemessenen Frist, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach der Aussetzung, wiederhergestellt wurde;

2)der Auftragsverarbeiter in erheblichem Umfang oder fortdauernd gegen diese Klauseln verstößt oder seine Verpflichtungen gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 nicht erfüllt;

3)der Auftragsverarbeiter einer bindenden Entscheidung eines zuständigen Gerichts oder der zuständigen Aufsichtsbehörde(n), die seine Pflichten gemäß diesen Klauseln, der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 zum Gegenstand hat, nicht nachkommt.

c)Der Auftragsverarbeiter ist berechtigt, den Vertrag zu kündigen, soweit er die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß diesen Klauseln betrifft, wenn der Verantwortliche auf der Erfüllung seiner Anweisungen besteht, nachdem er vom Auftragsverarbeiter darüber in Kenntnis gesetzt wurde, dass seine Anweisungen gegen geltende rechtliche Anforderungen gemäß Klausel 7.1 Buchstabe b verstoßen.

d)Nach Beendigung des Vertrags löscht der Auftragsverarbeiter nach Wahl des Verantwortlichen alle im Auftrag des Verantwortlichen verarbeiteten personenbezogenen Daten und bescheinigt dem Verantwortlichen, dass dies erfolgt ist, oder er gibt alle personenbezogenen Daten an den Verantwortlichen zurück und löscht bestehende Kopien, sofern nicht nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten eine Verpflichtung zur Speicherung der personenbezogenen Daten besteht. Bis zur Löschung oder Rückgabe der Daten gewährleistet der Auftragsverarbeiter weiterhin die Einhaltung dieser Klauseln.

Anhang I – Liste der Parteien

Verantwortlicher: der Kunde, mit Name, Anschrift und Kontaktdaten, wie sie bei der Registrierung und im Profil der Organisation angegeben sind. Unterschrift und Datum: Annahme bei der Registrierung (elektronisch); eine unterschriebene Ausfertigung auf Anfrage.

Auftragsverarbeiter: FluxonLab (Einzelunternehmen, Inhaber Çağrı Bozgeyik), Arndtstraße 68, Tür 3, 1120 Wien, Österreich; Kontakt in Datenschutzfragen: contact@fluxonlab.com. Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt.

Anhang II – Beschreibung der Verarbeitung

Kategorien betroffener Personen: Mitarbeiter, Organe, Kunden, Lieferanten und sonstige Geschäftspartner des Verantwortlichen sowie die Nutzer seiner Organisation.

Kategorien personenbezogener Daten: Rechnungs- und Belegdaten (Namen, Anschriften, UID-Nummern, Bankverbindungen/IBAN, Beträge, Positionen), Buchungsangaben, importierte Kontobewegungen, Stammdaten von Geschäftspartnern einschließlich ihrer E-Mail-Adressen, Fragen und Antworten in „Frag Saldek“, aus Sprachaufnahmen erstellte Texte, Nutzerdaten der Organisation (Name, E-Mail-Adresse, Rolle).

Sensible Daten: Die Verarbeitung besonderer Kategorien ist nicht beabsichtigt. Enthält ein Beleg ausnahmsweise solche Daten (etwa eine Apothekenrechnung), gelten dieselben Maßnahmen nach Anhang III.

Art der Verarbeitung: Speichern, Auslesen, Strukturieren, Abgleichen, Übermitteln an die Unterauftragsverarbeiter nach Anhang IV, Archivieren, Exportieren, Löschen.

Zwecke: Belegauslesung, Kontierungsvorschläge, Bankabgleich, Dublettenprüfung, Antworten in „Frag Saldek“ (Fragen und passende Auszüge an KI-Dienste), Umwandlung von Sprachnotizen und Spracheingaben in Text, Rechnungserstellung und -versand, Import aus verbundenen Postfächern und Speichern, Belegeingang per E-Mail über die Eingangsadresse der Organisation, Exporte (DATEV, BMD), unveränderbare Archivierung gebuchter Belege – jeweils zur Bereitstellung von Saldek nach den AGB.

Dauer: Laufzeit des Vertrags; danach bis zur Löschung nach Ziffer 2 e einschließlich der Sperrfristen gebuchter Belege (7 Jahre, für Organisationen in Deutschland 8 Jahre).

Unterauftragsverarbeiter: Gegenstand, Art und Dauer wie oben, beschränkt auf den jeweils in Anhang IV genannten Zweck.

Anhang III – Technische und organisatorische Maßnahmen

Mandantentrennung auf Datenbankebene (Row-Level Security mit erzwungenen Richtlinien; die Anwendung arbeitet mit einer Rolle ohne Umgehungsrecht).
Verschlüsselung bei der Übertragung (TLS) und der Datensicherungen; Belegdateien im Archiv in der Region Frankfurt am Main.
Unveränderbarkeit gebuchter Belege: WORM-Speicher (Object Lock im Compliance-Modus) mit SHA-256-Prüfsummen; Buchungsjournale nur ergänzbar.
Zugangskontrolle: Passwörter mit Argon2id, Rollen und Berechtigungen je Organisation, Schlüssel mit beschränktem Umfang, zweiter Faktor (TOTP) für Plattform-Administratoren.
Protokollierung: Änderungsprotokoll je Organisation; Anmelde- und Sicherheitsprotokolle werden nach 90 Tagen gelöscht.
Datensparsamkeit gegenüber KI-Diensten: IBAN, E-Mail-Adressen und Telefonnummern in Buchungsangaben, Kontobewegungen und den Auszügen für „Frag Saldek“ werden vor der Übermittlung maskiert; Modus „Ohne KI“ ohne Übermittlung; kein Training der Modelle mit Kundendaten.
Verfügbarkeit: verschlüsselte Datensicherungen, 30 Tage aufbewahrt.
Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten: Meldung an den Verantwortlichen unverzüglich, spätestens binnen 48 Stunden nach Bekanntwerden, mit den Angaben nach Klausel 9.2; weitere Angaben, sobald sie vorliegen.
Unterstützung bei Betroffenenrechten: Export, Berichtigung und Löschung in der Anwendung; Anfragen an contact@fluxonlab.com.

Anhang IV – Liste der Unterauftragsverarbeiter

Der Verantwortliche genehmigt die folgenden Unterauftragsverarbeiter. Zweck, Standort, Grundlage der Übermittlung und Vertrag stehen im Verzeichnis der Unterauftragsverarbeiter in seiner jeweils aktuellen Fassung; Änderungen werden nach Klausel 7.7 mindestens 14 Tage im Voraus mitgeteilt.

Hetzner Online GmbH — Deutschland
Amazon Web Services EMEA SARL, Luxemburg — Deutschland (AWS-Region Frankfurt am Main) für die Belegdateien; die Datensicherungen in einer AWS-Region in der EU
TypeSafe AI, Inc., San Francisco (Modell „Jev“) — USA
OpenAI Ireland Ltd, Dublin (Modell „gpt-6-luna“) — USA (Verarbeitung durch verbundene Unternehmen von OpenAI)
Google Cloud EMEA Limited, Dublin (Modell „gemini-3.5-flash-lite“) — USA und weitere Länder, in denen Google Rechenzentren betreibt
Microsoft Ireland Operations Limited, Dublin (Azure Speech, Modell „MAI-Transcribe-2“) — Irland (Azure-Region North Europe)
OpenAI Ireland Ltd, Dublin (Modell „gpt-transcribe“) — USA (Verarbeitung durch verbundene Unternehmen von OpenAI)
Stripe Payments Europe, Ltd. — Irland (EU); Weitergabe an Stripe, Inc. (USA) möglich
Functional Software, Inc. (Sentry), San Francisco — Deutschland (EU-Datenregion von Sentry, Frankfurt am Main); Verwaltungsdaten und Zugriffe von Sentry auch in den USA
Plus Five Five, Inc., San Francisco (Resend) — USA (Resend speichert nach eigenen Angaben alle Daten in den USA, einschließlich Nachrichteninhalten und Anhängen, Metadaten, Protokollen und Kontodaten; die Region Irland bestimmt nur den Versandweg)
Mailgun Technologies, Inc. (Mailgun EU) — EU-Region von Mailgun (Rechenzentren in Deutschland und Belgien); Zugriffe für Support und Betrieb auch aus den USA
Google LLC, Mountain View (Google-Konto: Google Drive und Gmail-Postfach) — USA und weitere Länder, in denen Google Rechenzentren betreibt