Informativa sulla privacy

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO und des österreichischen Datenschutzgesetzes (DSG) ist:

2. Zwecke der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlagen

a) Bereitstellung der Softwareplattform (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Verarbeitung von Stammdaten (Name, geschäftliche E-Mail, Unternehmen, UID-Nummer) zur Registrierung, Authentifizierung und Bereitstellung der Funktionen von Saldek. Ohne Name, E-Mail-Adresse, Passwort und Organisation können wir kein Konto anlegen; die übrigen Angaben sind freiwillig. Bei der Registrierung speichern wir außerdem, wann Sie bestätigt haben, als Unternehmer zu handeln, und welche Fassung der AGB Sie akzeptiert haben.

b) Automatisierte Belegextraktion (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO & Art. 28 DSGVO): Verarbeitung der in den hochgeladenen Rechnungen, Kassenbelegen und Bankauszügen enthaltenen Daten (z. B. Rechnungssteller, Empfänger, Adressen, Bankverbindungen/IBAN, Steuerbeträge, Einzelpositionen). Soweit personenbezogene Daten Dritter auf Belegen verarbeitet werden, agiert FluxonLab als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO.

c) Eigene Aufbewahrungspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 132 BAO): FluxonLab bewahrt die Rechnungen und Buchungsunterlagen zu Ihrem Abonnement sieben Jahre auf. Belege und Buchungen, die Sie in Saldek erfassen, bewahrt Saldek in Ihrem Auftrag als Auftragsverarbeiter auf (Buchstabe b und Ziffer 3); für diese Daten ist Ihr Unternehmen Verantwortlicher.

d) Abrechnung und Zahlungsabwicklung (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO i.V.m. § 132 BAO): Verarbeitung von Name, Rechnungsanschrift, UID-Nummer und Abonnementdaten zur Abrechnung der Abonnements über Stripe sowie Aufbewahrung der Rechnungen. Zahlungsdaten wie Kartendaten erhebt Stripe unmittelbar; Saldek speichert sie nicht.

e) Fehlerüberwachung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Tritt in der Web-App, den Schnittstellen oder der Belegverarbeitung ein Fehler auf, wird ein technischer Fehlerbericht an den Dienst Sentry übermittelt: Fehlerart, betroffene Programmstelle, Seitenadresse ohne Parameter, Browser- und Betriebssystemversion sowie eine zufällige Vorgangskennung. Unser berechtigtes Interesse ist ein sicherer und fehlerfreier Betrieb von Saldek. Belegdaten, Formular- und Anfrageinhalte, Cookies und Nutzerkennungen werden nicht übermittelt; E-Mail-Adressen, IBAN und UID-Nummern werden vor dem Versand maskiert. Die IP-Adresse des Browsers wird bei der Übermittlung technisch übertragen, von Sentry aber nicht gespeichert. Fehlerberichte werden nach spätestens 90 Tagen gelöscht.

f) Dienst-E-Mails und Kontaktanfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO): Verarbeitung der E-Mail-Adresse und des Nachrichteninhalts, um E-Mails des Dienstes (Bestätigung der E-Mail-Adresse, Zurücksetzen des Passworts, Hinweis auf eine Passwortänderung, Einladungen, Bestätigungscodes an Absenderadressen des E-Mail-Belegeingangs, Bestätigung der Schließung oder Löschung einer Organisation) zu versenden und Anfragen zu bearbeiten, die Sie an hello@saldek.eu oder support@saldek.eu senden. Diese Anfragen werden an die Kontaktadresse von FluxonLab weitergeleitet.

g) Versand von Rechnungen per E-Mail (Art. 28 DSGVO): Nutzer können Rechnungen, die sie in Saldek erstellen, aus Saldek per E-Mail an ihre Kunden senden. Verarbeitet werden dafür die Empfängeradresse und gegebenenfalls eine weitere Adresse in Kopie (CC), die der Nutzer angibt, der Inhalt der E-Mail einschließlich einer Nachricht des Nutzers, falls er eine schreibt, die Rechnung als PDF-Anhang sowie der Name und die E-Mail-Adresse der Organisation; diese Adresse wird als Antwortadresse gesetzt, sodass Antworten der Empfänger unmittelbar an die Organisation gehen. Die E-Mails werden von der Adresse no-reply@saldek.eu über Resend versendet (Ziffer 4). Der Nutzer kann den Versand stattdessen über den eigenen E-Mail-Server seiner Organisation (SMTP; das Passwort speichert Saldek verschlüsselt) oder über ein verbundenes Gmail- oder Outlook-Postfach wählen (Buchstabe i); die E-Mail wird dann von dieser Adresse und nicht über Resend versendet. Für diese Daten handelt FluxonLab als Auftragsverarbeiter des Nutzers im Sinne von Art. 28 DSGVO; verantwortlich für den Versand ist der Nutzer.

h) Belegeingang aus Google Drive, per E-Mail, WhatsApp und Gmail (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Mitglieder einer Organisation können Dateien aus Google Drive importieren und Rechnungen an die eigene Eingangsadresse ihrer Organisation weiterleiten; verarbeitet werden dafür die Angaben, die in Ziffer 4 unter „Google Drive“ und „E-Mail-Belegeingang“ genannt sind. Sobald die übrigen Anbindungen eingeschaltet sind (noch nicht in Betrieb), können sie außerdem Belege per WhatsApp an Saldek senden und Anhänge aus Gmail über ein Gmail-Add-on an Saldek übergeben; verarbeitet werden dafür die Angaben, die in Ziffer 4 unter „Geplante Anbindungen“ genannt sind. Die eingegangenen Belege werden danach wie hochgeladene Belege verarbeitet (Buchstabe b).

i) Verbindung mit einem Gmail- oder Outlook-Postfach (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Ein Mitglied kann ein Google-Konto (Gmail) oder ein Microsoft-Konto (Outlook) mit Saldek verbinden, wenn es dies ausdrücklich veranlasst. Es gibt zwei getrennte, jeweils freiwillige Berechtigungen. Senden: Saldek versendet eine Rechnung über das Postfach nur, wenn ein Nutzer sie mit dieser Versandart sendet; die E-Mail geht von der Adresse des Postfachs aus, und Saldek verarbeitet dafür die Empfängeradresse und gegebenenfalls eine Adresse in Kopie, den Nachrichtentext und die Rechnung als PDF-Anhang. Diese Berechtigung erlaubt Saldek nicht, das Postfach zu lesen. Lesen (Import): Nur wenn das Mitglied diese zweite Berechtigung erteilt, den Import einschaltet und selbst festlegt, ab welchem Datum gesucht wird, durchsucht Saldek das Postfach in diesem Zeitraum nach Rechnungen und Belegen, danach laufend neue E-Mails (in regelmäßigen Abständen und auf Anforderung, „Neue E-Mails abrufen“). Die Suche folgt festen Regeln auf den Servern von Saldek; es wird dafür keine KI eingesetzt, und die Suche verbraucht keine Credits. Dafür liest Saldek die Kopfdaten (etwa Absender, Betreff und Empfangszeitpunkt), den Text und die Anhangsnamen der E-Mails im gewählten Zeitraum (nicht gesendete E-Mails, Entwürfe, gelöschte E-Mails und Spam ausgenommen). Der E-Mail-Text wird nur zur Bewertung gelesen und nicht gespeichert, es sei denn, das Mitglied importiert die E-Mail als Beleg. Für Treffer („Kandidaten“) speichert Saldek den Anzeigenamen und die Domain des Absenders, den Betreff, Namen, Art und Größe der Anhänge, die Bewertung mit ihren Gründen, die Kennung der Nachricht und den Empfangszeitpunkt (bei Outlook außerdem den Weblink zur Nachricht), nicht aber die Absenderadresse und nicht den Text. Nicht entschiedene Kandidaten verlieren nach 30 Tagen diese Angaben und werden weitere 30 Tage später gelöscht; entschiedene Kandidaten werden 30 Tage nach der Entscheidung gelöscht; beim Trennen der Verbindung werden alle sofort gelöscht. Das Mitglied wählt aus, was importiert wird; sichere Rechnungen in neuen E-Mails importiert Saldek danach automatisch. Importiert wird ein Anhang (PDF, Bild oder XML-Rechnung) oder, bei einer E-Mail ohne Anhang (etwa einem Online-Kaufbeleg), die E-Mail selbst: Saldek erstellt daraus eine lesbare PDF-Fassung und bewahrt die Original-E-Mail als E-Mail-Datei zusammen mit dem Beleg für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist auf (Ziffer 3). Die importierten Belege werden wie hochgeladene Belege verarbeitet (Buchstabe b), im Modus „Standard“ auch von den KI-Diensten nach Ziffer 4. Die Zugangsdaten zum Postfach (Zugriffs- und Aktualisierungstoken) speichert Saldekverschlüsselt. Das Mitglied kann den Import jederzeit ausschalten und die Verbindung in den Einstellungen trennen oder im Google- bzw. Microsoft-Konto widerrufen; beim Trennen löscht Saldek die gespeicherten Zugangsdaten. Bereits übernommene Belege bleiben als Belege der Organisation bestehen (Ziffer 3).

j) Sprachnotizen und Spracheingabe (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Nutzer können in „Frag Saldek“ ein Mikrofon verwenden und, sobald die WhatsApp-Anbindung in Betrieb ist, Sprachnachrichten per WhatsApp senden, zusammen mit einem Beleg oder allein. Verarbeitet wird die Aufnahme, um sie in Text umzuwandeln. Bei „Frag Saldek“ wird der Text in das Eingabefeld eingefügt; der Nutzer prüft und sendet ihn selbst. Bei einer WhatsApp-Sprachnachricht wird der Text als Notiz am Beleg gespeichert und dient der KI als zusätzlicher Hinweis für den Buchungsvorschlag, wenn er vorliegt, bevor der Beleg ausgelesen ist; eine Sprachnachricht allein wird als offene Sprachnotiz („Beleg folgt“) gespeichert, bis ein Beleg dazukommt oder ein Mitglied sie verwirft. Der Text ist ein Hinweis, keine Anweisung: Saldek bucht nie von allein, und gesprochene Anweisungen werden nicht ausgeführt. Saldek speichert die Aufnahme selbst nicht, auch nicht bei WhatsApp-Sprachnachrichten: Sie wird nur für die Umwandlung verarbeitet und danach verworfen. Gespeichert wird nur der Text; als Notiz eines Belegs wird er mit dem Beleg gelöscht (Ziffer 3).

k) Fragen an „Frag Saldek“ (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für Daten Ihrer Geschäftspartner Art. 28 DSGVO): „Frag Saldek“ ist ein KI-Assistent. Wenn Sie dort eine Frage stellen, übermittelt Saldek im Modus „Standard“ die Frage, die vorigen Fragen desselben Gesprächs und passende Auszüge aus Ihren Belegen und Buchungen an die KI-Dienste nach Ziffer 4 (TypeSafe für die Auswahl passender Quellen, OpenAI für die Antwort), um eine Antwort mit Quellenangaben zu erstellen; in den Auszügen werden IBAN, E-Mail-Adressen und Telefonnummern vorher maskiert. Die Antwort ist ein automatisch erstellter Vorschlag: Sie wird nicht gebucht und löst keine Handlung aus. Die Gespräche werden in Ihrer Organisation gespeichert, damit Sie sie wieder aufrufen können, und mit der Organisation gelöscht; die Löschung einzelner Gespräche können Sie jederzeit per E-Mail an contact@fluxonlab.com verlangen. Im Modus „Ohne KI“ werden keine Daten an KI-Dienste übermittelt.

l) Sicherheit des Kontos (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Bei Anmeldungen und sicherheitsrelevanten Änderungen speichert Saldek IP-Adresse, Browserkennung (User-Agent), Zeitpunkt, das daraus abgeleitete Land und ob ein zweiter Faktor verwendet wurde, um Missbrauch zu erkennen und Ihr Konto zu schützen; aktive Sitzungen werden Ihnen in den Einstellungen angezeigt. Unser berechtigtes Interesse ist die Sicherheit der Konten und der Plattform. Diese Protokolle werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht; beendete Sitzungen 90 Tage nach ihrem Ende. Einträge im Änderungsprotokoll einer Organisation bleiben erhalten, verlieren aber nach 90 Tagen IP-Adresse und Browserkennung.

m) Kontaktformular und Support-Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO): Wenn Sie uns über das Kontaktformular auf unserer Website oder über „Hilfe & Support“ in Saldek schreiben, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, beim Kontaktformular den Firmennamen, falls Sie ihn angeben, das gewählte Thema und Ihre Nachricht. Aus Saldek heraus senden wir außerdem mit, was Ihnen vor dem Absenden angezeigt wird: Ihre Organisation, die geöffnete Seite (ohne Suchbegriffe oder Parameter), die App-Version und den Browser (Name und Betriebssystem, ohne Versionsnummern), dazu ein Bildschirmfoto, wenn Sie eines anhängen. Bei einer Partner-Bewerbung auf unserer Partnerseite verarbeiten wir außerdem den Namen Ihrer Kanzlei bzw. Ihres Büros, Ihren Beruf, das Land, die ungefähre Zahl Ihrer Mandanten und, falls Sie sie angeben, die Website, um die Bewerbung zu prüfen. Wir verwenden diese Angaben nur, um Ihre Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage Ihren Vertrag mit uns oder dessen Anbahnung betrifft, sonst unser berechtigtes Interesse, Anfragen zu beantworten (lit. f). Die Angaben sind freiwillig; ohne E-Mail-Adresse und Nachricht können wir nicht antworten. Die Anfrage wird in der Datenbank von Saldek gespeichert (Ziffer 4). Eine Benachrichtigung mit Ihrer Nachricht geht per E-Mail an das Support-Postfach von FluxonLab, und Sie erhalten eine Eingangsbestätigung; beide E-Mails werden über Resend versendet (Ziffer 4). Empfänger innerhalb von FluxonLab sind nur die Personen, die Anfragen bearbeiten. Zum Schutz vor Missbrauch zählen wir die gesendeten Nachrichten je IP-Adresse bzw. angemeldeter Sitzung; dieser Zähler verfällt nach höchstens einer Stunde und wird nicht mit der Anfrage gespeichert. Drei Jahre nach Erledigung einer Anfrage wird sie automatisch gelöscht.

n) Reichweitenmessung ohne Cookies (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Um zu erkennen, an welcher Stelle Interessenten den Weg von unserer Website bis zu einem bezahlten Tarif abbrechen, zählen wir auf unserem eigenen Server, wie oft Seiten unserer Website geladen werden. Für jeden Seitenaufruf werden ausschließlich der Seitenbereich (z. B. „Preise“), die Sprache der Seite und eine grobe Herkunftskategorie (z. B. „Suchmaschine“, „soziales Netzwerk“, „direkt“) ermittelt und zu Tagessummen addiert. IP-Adresse, Browserkennung und die Adresse der verweisenden Seite werden dafür weder gespeichert noch weitergegeben; es werden keine Cookies gesetzt, keine Informationen auf Ihrem Gerät gespeichert oder ausgelesen und keine Nutzungsprofile gebildet. Sendet Ihr Browser das Signal „Do Not Track“ oder „Global Privacy Control“, wird Ihr Seitenaufruf nicht gezählt. Ebenso zählen wir aus den Daten von Saldek, wie viele Konten an einem Tag angelegt, E-Mail-Adressen bestätigt, Einrichtungen abgeschlossen, erste Belege übermittelt, erste Buchungen freigegeben und Abonnements abgeschlossen oder beendet wurden — ebenfalls nur als Tagessummen nach Sprache und Tarif. Ein Drittanbieter ist nicht beteiligt. Die Tagessummen lassen keinen Rückschluss auf Personen zu und werden ohne Frist aufbewahrt. Unser berechtigtes Interesse ist, die Website und die Anmeldung verständlich und gut nutzbar zu gestalten.

4. Datenstandort und Hosting

Die Anwendung und ihre Datenbanken werden auf Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland betrieben; Kundendaten und Buchhaltungsdaten werden dort gespeichert. Dokumente und Belegdateien werden im revisionssicheren Archiv der Amazon Web Services EMEA SARL in der Region Frankfurt am Main (Deutschland) gespeichert, die verschlüsselten Datensicherungen der Datenbanken in einem getrennten Speicher der Amazon Web Services EMEA SARL in der Europäischen Union.

Im Modus „Standard“ (Voreinstellung) setzt Saldek KI-Dienste als Unterauftragsverarbeiter ein: OpenAI Ireland Ltd (Modell „gpt-6-luna“; Verarbeitung durch verbundene Unternehmen von OpenAI in den USA) zum Auslesen der Belege, für Einschätzungen anhand der ersten Belegseite (etwa Belegart, ein Vermerk „bezahlt“ oder bei Einzelunternehmern und Freiberuflern, ob ein Einkauf betrieblich ist) sowie zum Beantworten von Fragen in „Frag Saldek“ (Ziffer 2 k); TypeSafe AI, Inc. (Modell „Jev“; Verarbeitung in den USA) für Einschätzungen zu den ausgelesenen Belegen (etwa Belegart, Rechnungsempfänger und Bezug zu früheren Belegen), für Kontierungsvorschläge, für die Zuordnung importierter Kontobewegungen zu Belegen und für die Dublettenprüfung sowie zur Auswahl passender Quellen für „Frag Saldek“; und, wenn OpenAI einen Beleg nicht oder nicht verwertbar ausliest, Google Cloud EMEA Limited (Modell „gemini-3.5-flash-lite“; Verarbeitung in den USA und weiteren Ländern, in denen Google Rechenzentren betreibt). Zum Auslesen werden das Bild jeder Seite des Belegs und sein Text übermittelt (bei E-Rechnungen im XML-Format und CSV-Dateien nur der Text). Für die Einschätzungen erhält OpenAI das Bild der ersten Seite, bei Einzelunternehmern und Freiberuflern auch den Anfang des Belegtexts. An TypeSafe werden Angaben und Textauszüge aus dem ausgelesenen Beleg sowie Buchungsangaben und importierte Kontobewegungen (Geschäftspartner, Verwendungszweck, Referenz, Betrag) übermittelt; in Buchungsangaben und Kontobewegungen werden IBAN, E-Mail-Adressen und Telefonnummern vor der Übermittlung maskiert.

Die KI-Dienste bewahren die übermittelten Daten nur für begrenzte Zeit auf: OpenAI bis zu 30 Tage zur Erkennung von Missbrauch, soweit nicht gesetzlich eine längere Aufbewahrung vorgeschrieben oder sie zum Schutz vor Schaden erforderlich ist; Google für begrenzte Zeit zur Erkennung von Verstößen gegen seine Nutzungsrichtlinien. TypeSafe speichert die übermittelten Daten nicht: für Saldek ist die Null-Datenspeicherung (Zero Data Retention) vereinbart, die Daten werden nur zur Beantwortung der jeweiligen Anfrage verarbeitet. Die Übermittlung an TypeSafe stützt sich auf die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) in dessen Auftragsverarbeitungsvertrag. Vertragspartner bei OpenAI ist OpenAI Ireland Ltd in Irland; sie übermittelt die Daten an die verbundenen Unternehmen von OpenAI in den USA auf Grundlage von Verträgen mit den EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO; Data Processing Addendum von OpenAI, Ziffer 4.1). Die Übermittlung an Google stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), sonst ebenfalls auf die EU-Standardvertragsklauseln. Im Modus „Ohne KI“, der in den Einstellungen der Organisation gewählt werden kann, werden keine Daten an KI-Dienste übermittelt; Belege werden dann nicht automatisch ausgelesen.

Für Sprachnotizen und die Spracheingabe (Ziffer 2 j) setzt Saldek im Modus „Standard“ zwei Dienste zur Umwandlung von Sprache in Text ein: Microsoft Ireland Operations Limited (Azure Speech, Modell „MAI-Transcribe-2“; Verarbeitung in der Azure-Region North Europe in Irland) und, wenn dieser Dienst nicht oder nicht rechtzeitig antwortet oder die Aufnahme nicht verarbeiten kann, OpenAI Ireland Ltd (Modell „gpt-transcribe“; Verarbeitung durch verbundene Unternehmen von OpenAI in den USA). An Microsoft wird nur die Aufnahme übermittelt. An OpenAI werden die Aufnahme und als Erkennungshilfe ein fester Fachwortschatz sowie die Namen von bis zu 30 Lieferanten der Organisation übermittelt. Zurück kommt jeweils der Text. Saldek speichert die Aufnahme nach der Umwandlung nicht; die Anbieter bewahren sie nur so lange auf, wie ihre Vertragsbedingungen es für den Betrieb und die Erkennung von Missbrauch vorsehen (OpenAI bis zu 30 Tage). Für die Übermittlung an OpenAI gilt das zu „gpt-6-luna“ Gesagte (EU-Standardvertragsklauseln zwischen OpenAI Ireland Ltd und ihren verbundenen Unternehmen in den USA, Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO); eine ausnahmsweise Übermittlung durch Microsoft in ein Drittland auf die EU-Standardvertragsklauseln im Products and Services Data Protection Addendum von Microsoft. Im Modus „Ohne KI“ ist die Spracheingabe nicht verfügbar, weil dabei nichts an diese Dienste übermittelt wird.

Fehlerberichte (Ziffer 2 e) verarbeitet Functional Software, Inc. (Sentry, USA) in seiner EU-Datenregion in Frankfurt am Main (Deutschland); Verwaltungsdaten und Zugriffe von Sentry sind auch aus den USA möglich. Die Übermittlung stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), sonst auf die EU-Standardvertragsklauseln im Data Processing Addendum von Sentry.

Zahlungen für Abonnements wickelt Stripe Payments Europe, Ltd. (Irland) ab; dabei können Daten an Stripe, Inc. in den USA übermittelt werden (EU-US Data Privacy Framework, sonst EU-Standardvertragsklauseln).

E-Mails des Dienstes versendet Plus Five Five, Inc. (Resend, USA) von der Adresse no-reply@saldek.eu, auch die Rechnungen, die Nutzer aus Saldek an ihre Kunden senden (Ziffer 2 g); Resend empfängt auch die Kontaktadressen hello@saldek.eu und support@saldek.eu, deren Nachrichten an die Kontaktadresse von FluxonLab weitergeleitet werden. Die Region Irland, aus der der Versand erfolgt, bestimmt nur den Versandweg: nach den Angaben von Resend werden alle Daten in den USA gespeichert, einschließlich Nachrichteninhalten und Anhängen, Metadaten, Protokollen und Kontodaten (E-Mail-Inhalte, Metadaten und Protokolle 30 Tage lang). Die Übermittlung stützt sich auf die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) im Data Processing Addendum von Resend; Resend nimmt nach eigenen Angaben zusätzlich am EU-US Data Privacy Framework teil. Die Unterauftragsverarbeiter von Resend führt Resend unter resend.com/legal/subprocessors auf.

E-Mail-Belegeingang: Jede Organisation erhält eine eigene Eingangsadresse unter der Domain in.saldek.eu. E-Mails an diese Adresse empfängt Mailgun Technologies, Inc. (Mailgun, ein Unternehmen der Sinch-Gruppe, USA) in seiner EU-Region (Rechenzentren in Deutschland und Belgien) und leitet sie an Saldek weiter. Verarbeitet werden Absender, Empfänger, Betreff, Text und Anhänge der E-Mail sowie das Ergebnis der Absenderprüfung (SPF, DKIM, DMARC). Saldek übernimmt Anhänge nur aus E-Mails von Absenderadressen, die ein Mitglied der Organisation mit einem Bestätigungscode bestätigt hat (Ziffer 2 f); andere E-Mails werden nicht als Beleg übernommen. Die E-Mail wird mit ihren Anhängen archiviert (Ziffer 3). Mailgun bewahrt den Inhalt der E-Mails nach eigenen Angaben bis zu sieben Tage und Ereignisprotokolle so lange auf, wie es der gewählte Tarif vorsieht (bei unserem derzeitigen Tarif einen Tag); Zugriffe für Support und Betrieb sind auch aus den USA möglich. Mailgun verarbeitet die E-Mails als Auftragsverarbeiter nach dem Data Processing Agreement von Sinch; soweit es für den Betrieb seines E-Mail-Dienstes erforderlich ist – etwa zur Abwehr von Spam und Betrug, für Sicherheit und Wartung seines Netzes und zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten –, verwendet Mailgun sie außerdem als eigener Verantwortlicher. Die Übermittlung stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), sonst auf die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) im Data Processing Agreement von Sinch.

Gmail und Outlook (Postfachverbindung, Ziffer 2 i): Beim Verbinden erhält Saldek von Google bzw. Microsoft die E-Mail-Adresse und eine Kennung des Kontos sowie die für die gewählte Berechtigung nötigen Zugangsdaten. Zum Senden ruft Saldek die Gmail-API (Berechtigung „gmail.send“) bzw. Microsoft Graph (Berechtigung „Mail.Send“) auf, zum Import die Gmail-API (Berechtigung „gmail.readonly“) bzw. Microsoft Graph (Berechtigung „Mail.Read“). Google LLC (USA) handelt dabei nach den Google APIs Terms of Service als eigener Verantwortlicher; die Übermittlung stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), sonst auf die EU-Standardvertragsklauseln in den Google Controller-Controller Data Protection Terms. Für die Daten in Ihrem Microsoft-Konto gelten Ihre Vereinbarungen mit Microsoft; Saldek greift nur mit der von Ihnen erteilten Berechtigung zu. Verbundene E-Mail-Konten sind Ihre eigenen Konten: Saldek liest oder sendet nur, was Sie über die Funktionen von Saldek veranlassen oder eingeschaltet haben.

Google-Nutzerdaten (Limited Use): Die Nutzung und die Weitergabe von Informationen, die Saldek über Google-APIs erhält, an andere Anwendungen erfolgen gemäß der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung (Limited Use). Insbesondere verwendet Saldek Daten aus Gmail nur, um die für den Nutzer sichtbaren Funktionen bereitzustellen (Rechnungen versenden, Rechnungen und Belege im gewählten Zeitraum suchen und als Belege importieren). Saldek gibt sie nicht an Dritte weiter, außer soweit dies für diese Funktionen erforderlich ist (die Auftragsverarbeiter nach Ziffer 4, etwa für Speicherung und KI-Belegauslesung), zur Einhaltung von Gesetzen oder im Rahmen einer Übernahme oder Veräußerung des Unternehmens. Saldek verwendet sie nicht für Werbung und nicht, um allgemeine KI- oder Machine-Learning-Modelle zu trainieren. Menschen lesen sie nur mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung, soweit es zur Untersuchung von Missbrauch oder für die Sicherheit erforderlich ist oder um Gesetze einzuhalten.

Google Drive: Ein Mitglied kann sein Google-Konto mit Saldek verbinden, um Dateien aus Google Drive auszuwählen und zu importieren. Saldek erhält dabei die E-Mail-Adresse und eine Kennung des Google-Kontos, die ausgewählten Dateien und eine auf diese Dateien beschränkte Zugriffsberechtigung, die Saldek verschlüsselt speichert, bis die Verbindung getrennt wird. Google LLC (USA) handelt dabei nach den Google APIs Terms of Service als eigener Verantwortlicher; die Übermittlung stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), sonst auf die EU-Standardvertragsklauseln in den Google Controller-Controller Data Protection Terms. Für die Daten in Ihrem Google-Konto gelten Ihre Vereinbarungen mit Google. Die Nutzung und die Weitergabe von Informationen, die Saldek über Google-Schnittstellen erhält, an andere Anwendungen erfolgen gemäß der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung (Limited Use). Die Verbindung kann jederzeit in den Einstellungen getrennt oder im Google-Konto widerrufen werden.

Geplante Anbindungen. Die folgenden Anbindungen sind vorgesehen, aber noch nicht in Betrieb. Daten werden über sie erst übermittelt, wenn Saldek die jeweilige Funktion einschaltet und ein Mitglied sie für seine Organisation einrichtet; vor der Inbetriebnahme werden Kunden informiert.

WhatsApp: Saldek erhält Belege über eine eigene WhatsApp-Nummer, die zum WhatsApp-Business-Konto von FluxonLab gehört und über die WhatsApp Business Platform (Cloud API) der Meta Platforms Ireland Limited, Dublin (Irland), betrieben wird. Ein Mitglied verknüpft seine Telefonnummer einmalig mit einem Code aus den Einstellungen; danach werden Fotos und PDF-Dateien, die es an diese Nummer sendet, zu Belegen seiner Organisation. Verarbeitet werden die Telefonnummer und die WhatsApp-Kennung des Absenders, die gesendeten Nachrichten und Dateien sowie die Antworten von Saldek (etwa die Bestätigung der Verknüpfung oder des Eingangs). Saldek speichert die Telefonnummer nur verschlüsselt und als Prüfwert. Meta verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter in Rechenzentren in Irland, Dänemark, Schweden und den USA, bewahrt Nachrichten nach eigenen Angaben höchstens 30 Tage auf und verwendet die Daten außerdem als eigener Verantwortlicher, um die Sicherheit und Integrität des Dienstes zu gewährleisten. Für die Übermittlung an verbundene Unternehmen wie Meta Platforms, Inc. in den USA stützt sich Meta nach seinen Vertragsbedingungen auf die nach der DSGVO vorgesehenen Übermittlungsmechanismen; Meta Platforms, Inc. nimmt nach eigenen Angaben am EU-US Data Privacy Framework teil. Für die Nutzung von WhatsApp selbst gelten die Bedingungen und die Datenschutzrichtlinie von WhatsApp. Sprachnachrichten, die ein Mitglied an diese Nummer sendet, werden zusätzlich wie in Ziffer 2 j beschrieben in Text umgewandelt.

Gmail-Add-on: Im Gmail-Add-on kann ein Mitglied, das sein Google-Konto mit Saldek verbunden hat, Anhänge der gerade geöffneten E-Mail an Saldek senden. Die Berechtigung gilt nur für die geöffnete E-Mail und die jeweilige Anfrage; aus Gmail speichert Saldek nur die Anhänge, die an Saldek gesendet werden. Das Add-on zeigt in Gmail den Namen der Organisation, den Stand der Verknüpfung und die Dateinamen der Anhänge an; diese Angaben übermittelt Saldek dazu an Google. Für Google LLC gilt das oben unter „Google Drive“ Gesagte.

Alle eingesetzten und geplanten Dienstleister sind im Verzeichnis der Unterauftragsverarbeiter aufgeführt. Soweit eine Übermittlung auf Standardvertragsklauseln beruht, sind sie Bestandteil der dort verlinkten Verträge der Anbieter; bei OpenAI hat OpenAI Ireland Ltd sie mit ihren verbundenen Unternehmen in den USA vereinbart. Eine Kopie der Klauseln aus unseren Verträgen erhalten Sie auf Anfrage unter contact@fluxonlab.com.

5. Kein KI-Modelltraining mit Kundendaten

Saldek setzt optische Zeichenerkennung (OCR) und strukturierte Extraktionsmodelle ein. Rechnungsbelege, Firmendaten und Finanzbeträge werden nicht verwendet, um öffentliche oder firmenübergreifende KI-Basismodelle zu trainieren. Auch TypeSafe, OpenAI, Google und Microsoft verwenden die ihnen übermittelten Daten nach ihren Vertragsbedingungen nicht zum Training ihrer Modelle (TypeSafe Master Customer Agreement, Ziffer 4.1; OpenAI Services Agreement, Ziffer 4.2; Gemini API Additional Terms of Service für kostenpflichtige Dienste; Microsoft Products and Services Data Protection Addendum). Das gilt auch für Sprachaufnahmen.

6. Ihre Rechte und die österreichische Datenschutzbehörde

Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) sowie Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Zur Geltendmachung genügt eine E-Mail an contact@fluxonlab.com.

Sie können sich auch bei der Aufsichtsbehörde des Mitgliedstaats Ihres gewöhnlichen Aufenthalts oder Ihres Arbeitsplatzes beschweren (Art. 77 DSGVO), etwa in Deutschland bei der Datenschutzaufsichtsbehörde Ihres Bundeslandes.

7. Keine automatisierte Entscheidung (Art. 22 DSGVO)

Saldek trifft keine Entscheidungen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhen und Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen. KI-Dienste erstellen nur Vorschläge (Belegdaten, Kontierung, Steuercode, Antworten in „Frag Saldek“); gebucht wird erst, wenn eine berechtigte Person freigibt, und nichts wird automatisch gebucht oder an Behörden übermittelt. Ein Profiling findet nicht statt.

8. Speicherdauer

• Konto- und Organisationsdaten: bis zur Löschung des Kontos bzw. der Organisation.
• Belege und Buchungen: siehe Ziffer 3.
• Gespräche in „Frag Saldek“: bis zur Löschung der Organisation (Ziffer 2 k).
• Rechnungen und Zahlungsdaten zu Ihrem Abonnement bei FluxonLab: sieben Jahre (§ 132 BAO).
• Kontaktanfragen, Nachrichten aus dem Kontaktformular und Support-Anfragen aus Saldek: bis zur Erledigung, danach drei Jahre (Ziffer 2 m).
• Anmelde- und Sicherheitsprotokolle: 90 Tage (Ziffer 2 l).
• Fehlerberichte: höchstens 90 Tage (Ziffer 2 e).
• Tagessummen der Reichweitenmessung: ohne Frist; sie enthalten keine personenbezogenen Daten (Ziffer 2 n).
• Verschlüsselte Datensicherungen: 30 Tage.