Belegaufbewahrung (belge saklama yükümlülüğü)

Saklama yükümlülüğü hesapları, belgeleri ve iş yazışmalarını, ayrıca yıllık hesapları, envanterleri ve gelir-gider tablosunu kapsar. Avusturya işletme hizmet portalı (USP) şu örneği verir: 3 Ocak 2017 tarihli bir alış faturası 31 Aralık 2024'e kadar saklanmalıydı ve 1 Ocak 2025'ten itibaren imha edilebildi. Buna göre 2019 yılına ait belgeleri en erken 1 Ocak 2027'de imha edebilirsiniz.

Belgeler devam eden bir vergi veya mahkeme sürecinde önem taşıdığı sürece onları daha uzun saklarsınız. Taşınmazlarla ilgili belgeleri KDV açısından kural olarak 22 yıl, bazı durumlarda on iki yıl saklarsınız (§ 18 Abs. 10 UStG). Hesap yılınız takvim yılından farklıysa süre, hesap yılının bittiği takvim yılının sonundan itibaren işler.

Belgeleri tarayarak veya elektronik olarak veri taşıyıcılarında saklayabilirsiniz; yeter ki süre sonuna kadar eksiksiz, düzenli, içerikçe aynı ve aslına uygun bir kopya her an üretilebilsin (§ 132 Abs. 2 BAO). Bir belge yalnızca elektronik olarak varsa aslına uygunluk şartı aranmaz. Bir denetimde belgeleri okunur hale getirecek araçları kendi masrafınızla sağlarsınız.

E-faturalarda düzenleyen ve alan taraf, kaynağın gerçekliğini, içeriğin bütünlüğünü ve okunabilirliği düzenleme tarihinden yedi yılın sonuna kadar güvence altına almalıdır. Kâğıda basılmış bir çıktı da kabul edilir. Bir e-faturayı başka bir biçime dönüştürürseniz, saklanan verilerden içeriğin değişmediği anlaşılmalıdır.