Belegaufbewahrung

Zur Aufbewahrungspflicht gehören Konten, Belege und Geschäftspapiere ebenso wie Jahresabschlüsse, Inventare und die Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben. Das Unternehmensserviceportal nennt ein Beispiel: Eine Eingangsrechnung vom 3. Jänner 2017 war bis 31. Dezember 2024 aufzubewahren und durfte ab 1. Jänner 2025 vernichtet werden. Belege aus 2019 dürfen Sie demnach frühestens ab 1. Jänner 2027 vernichten.

Länger bewahren Sie Unterlagen auf, solange sie für ein anhängiges Abgaben- oder Gerichtsverfahren von Bedeutung sind. Unterlagen zu Grundstücken bewahren Sie für die Umsatzsteuer grundsätzlich 22 Jahre auf, in bestimmten Fällen zwölf Jahre (§ 18 Abs. 10 UStG). Weicht Ihr Wirtschaftsjahr vom Kalenderjahr ab, läuft die Frist ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Wirtschaftsjahr endet.

Sie dürfen Belege auf Datenträgern aufbewahren, also scannen oder elektronisch ablegen, wenn ihre vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ende der Frist jederzeit möglich ist (§ 132 Abs. 2 BAO). Liegt eine Unterlage nur elektronisch vor, entfällt die urschriftgetreue Wiedergabe. Bei einer Prüfung stellen Sie auf Ihre Kosten die Mittel bereit, um die Unterlagen lesbar zu machen.

Bei E-Rechnungen müssen Aussteller und Empfänger Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit von der Ausstellung bis zum Ende der sieben Jahre gewährleisten. Ein Ausdruck auf Papier ist dabei zulässig. Wandeln Sie eine E-Rechnung in ein anderes Format um, muss aus den aufbewahrten Daten hervorgehen, dass sich der Inhalt nicht geändert hat.