GoBD einfach erklärt: Pflichten und Fristen

Kurz gesagt

Die GoBD sind die Vorgaben des deutschen Bundesfinanzministeriums dazu, wie Unternehmen Bücher, Aufzeichnungen und Belege elektronisch führen und aufbewahren. Kern: Geschäftsvorfälle vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar erfassen (§ 146 AO), Unterlagen bis zu zehn Jahre auswertbar aufbewahren (§ 147 AO) und das Verfahren dokumentieren.

Stand: 3. Oktober 2026 · Allgemeine Information, keine Steuerberatung.

GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Sie stehen im BMF-Schreiben vom 28. November 2019, geändert am 11. März 2024 und am 14. Juli 2025, und gelten für alle, die nach Steuergesetzen Bücher oder Aufzeichnungen führen, auch mit Einnahmenüberschussrechnung. Bei kleinen Unternehmen mit Einnahmenüberschussrechnung werden die Anforderungen ausdrücklich auch mit Blick auf die Unternehmensgröße bewertet (Rz 15).

Buchungen und Aufzeichnungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen; Kasseneinnahmen und Kassenausgaben halten Sie täglich fest (§ 146 Abs. 1 AO). Zeitgerecht heißt laut GoBD: Unbare Geschäftsvorfälle innerhalb von zehn Tagen zu erfassen, ist unbedenklich (Rz 47).

Eine Buchung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 146 Abs. 4 AO). Korrekturen erfolgen deshalb nachvollziehbar, zum Beispiel mit einer Stornobuchung statt durch Überschreiben.

Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse bewahren Sie zehn Jahre auf, Buchungsbelege wie Rechnungen acht Jahre, empfangene und abgesandte Geschäftsbriefe sechs Jahre, jeweils ab dem Ende des Kalenderjahres (§ 147 Abs. 3 und 4 AO). Elektronische Unterlagen müssen in dieser Zeit verfügbar und maschinell auswertbar sein; bei einer Außenprüfung darf das Finanzamt auf die Daten zugreifen oder sie in einem auswertbaren Format anfordern (§ 147 Abs. 2 und 6 AO). Papierbelege dürfen Sie als Bild aufbewahren, wenn die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt.

Bei einer E-Rechnung genügt es seit der Änderung vom 14. Juli 2025, den strukturierten Teil aufzubewahren, etwa die XML-Datei. Den lesbaren Teil einer hybriden Rechnung wie ZUGFeRD bewahren Sie zusätzlich nur auf, wenn er steuerlich bedeutsame weitere Angaben enthält, zum Beispiel Buchungsvermerke (Rz 119 und 131).

In einer Verfahrensdokumentation beschreiben Sie, wie Belege bei Ihnen eingehen, erfasst, verarbeitet und aufbewahrt werden. Sie muss für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein; ihr Umfang richtet sich nach Ihrem Betrieb (Rz 151). Ein Software-Zertifikat ersetzt das nicht: Die Finanzverwaltung äußert sich nicht allgemein zur Ordnungsmäßigkeit einzelner Programme, und Testate Dritter binden sie nicht (Rz 179 bis 181).

In Saldek

Saldek ändert gebuchte Buchungen nicht nachträglich, sondern storniert sie mit einer Gegenbuchung, und legt gebuchte Belege mit einer Löschsperre für die Aufbewahrungsfrist ab, in Deutschland acht Jahre. Ein GoBD-Zertifikat hat Saldek nicht; die Verfahrensdokumentation für Ihren Betrieb erstellen Sie selbst.

Fragen zu diesem Begriff

Gelten die GoBD auch für Kleinunternehmer und Freiberufler?

Ja, für alle, die nach Steuergesetzen Aufzeichnungen führen müssen, auch mit Einnahmenüberschussrechnung. Bei kleinen Unternehmen werden die Anforderungen laut GoBD auch mit Blick auf die Unternehmensgröße bewertet.

Wie schnell muss ich Belege erfassen?

Zeitgerecht. Unbare Geschäftsvorfälle wie Überweisungen innerhalb von zehn Tagen zu erfassen, ist laut GoBD unbedenklich (Rz 47); Kasseneinnahmen und Kassenausgaben halten Sie täglich fest (§ 146 Abs. 1 AO).

Darf ich Papierbelege scannen?

Ja. Sie dürfen Belege als Bild aufbewahren, wenn die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt und während der Frist jederzeit lesbar gemacht werden kann (§ 147 Abs. 2 AO). Beschreiben Sie den Ablauf in Ihrer Verfahrensdokumentation.

Gibt es GoBD-zertifizierte Software?

Eine amtliche Zertifizierung gibt es nicht. Die Finanzverwaltung erteilt keine Positivtestate, und Zertifikate Dritter binden sie nicht (GoBD Rz 179 bis 181). Verantwortlich für die Ordnungsmäßigkeit bleiben Sie.

GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung in elektronischer Form)