E-Rechnungspflicht in Deutschland

Als E-Rechnung gilt nach § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das die elektronische Verarbeitung ermöglicht und der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Zulässig ist auch ein zwischen den Parteien vereinbartes Format, wenn sich die Pflichtangaben daraus richtig und vollständig in ein EN-16931-Format übertragen lassen. Ein PDF ist keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“.

Seit 1. Jänner 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; der Empfänger muss dem nicht zustimmen. Für das Ausstellen gibt es Übergangsfristen: Für Umsätze bis Ende 2026 dürfen Rechnungen bis 31. Dezember 2026 noch auf Papier oder – mit Zustimmung des Empfängers – in einem anderen elektronischen Format wie PDF übermittelt werden.

2027 gilt diese Erleichterung nur noch für Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug; für EDI-Verfahren gibt es eine eigene Übergangsregel bis Ende 2027. Ab 1. Jänner 2028 müssen alle inländischen Unternehmen ihre B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen.

Ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise, Rechnungen von Kleinunternehmern und Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind. Zulässige Formate sind XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL sowie andere Formate nach EN 16931; welches davon genutzt wird, vereinbaren die Vertragspartner (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025).

Für Unternehmen aus Österreich gilt die Pflicht grundsätzlich nicht: Sie greift nur, wenn leistendes Unternehmen und Kunde beide in Deutschland ansässig sind, also dort Sitz, Geschäftsleitung, eine am Umsatz beteiligte Betriebsstätte oder ihren Wohnsitz haben. Sonst darf die Rechnung auf Papier oder mit Zustimmung des Kunden elektronisch ausgestellt werden. Deutsche Kunden können E-Rechnungen aber vertraglich verlangen, und ab 1. Juli 2030 werden strukturierte E-Rechnungen mit ViDA für innergemeinschaftliche B2B-Umsätze ohnehin Pflicht.

Aufbewahren müssen Sie bei einer E-Rechnung nur den strukturierten Teil; den PDF-Teil einer hybriden Rechnung nur dann, wenn er zusätzliche steuerlich bedeutsame Angaben enthält (GoBD, Änderung vom 14. Juli 2025). Kleinunternehmer dürfen ihre eigenen Rechnungen immer auf Papier oder als PDF übermitteln (§ 34a UStDV).