Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (E/A-Rechnung)

Die E/A-Rechnung dürfen Sie verwenden, wenn Sie nicht gesetzlich zur Buchführung verpflichtet sind und auch nicht freiwillig Bücher führen. Freiberufler wie Ärztinnen oder Rechtsanwälte fallen nicht unter die Rechnungslegungspflicht des UGB und können die E/A-Rechnung unabhängig vom Umsatz nutzen. Kapitalgesellschaften wie die GmbH sind immer rechnungslegungspflichtig und buchen doppelt.

Gewerbetreibende werden buchführungspflichtig, wenn ihr Betrieb in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren jeweils mehr als 700.000 Euro Umsatzerlöse erzielt. Die Pflicht beginnt dann mit dem zweitfolgenden Geschäftsjahr. Liegen die Umsatzerlöse in einem Jahr bei 1.000.000 Euro oder mehr, beginnt sie schon im folgenden Jahr (§ 189 UGB). Für land- und forstwirtschaftliche Betriebe gilt nach § 125 BAO ebenfalls eine Grenze von 700.000 Euro.

Einnahmen zählen in dem Jahr, in dem Sie über das Geld verfügen können, Ausgaben in dem Jahr, in dem Sie sie bezahlen (§ 19 EStG). Regelmäßig wiederkehrende Zahlungen wie Miete, die kurz vor oder nach dem Jahreswechsel fließen, gehören in das Jahr, zu dem sie wirtschaftlich zählen; die Finanzverwaltung versteht unter „kurz“ bis zu 15 Tage. Vorauszahlungen etwa für Miete oder Beratung, die über das Folgejahr hinausreichen, verteilen Sie gleichmäßig auf den Zeitraum.

Für Anlagen gilt das Zahlungsprinzip nicht. Abnutzbares Anlagevermögen wie Maschinen, Fahrzeuge oder Büroausstattung schreiben Sie über die Nutzungsdauer ab und führen dafür ein Anlagenverzeichnis. Geringwertige Wirtschaftsgüter bis 1.000 Euro setzen Sie im Jahr der Zahlung voll ab. Grundstücke im Umlaufvermögen sowie Gold, Silber, Platin und Palladium, die nicht unmittelbar weiterverarbeitet werden, setzen Sie erst ab, wenn sie aus dem Betrieb ausscheiden.

Die Umsatzsteuer können Sie als durchlaufenden Posten behandeln (Nettosystem) oder in Einnahmen und Ausgaben einrechnen (Bruttosystem); § 4 Abs. 3 EStG lässt Ihnen die Wahl. Als umsatzsteuerbefreiter Kleinunternehmer kreuzen Sie in der Beilage das Bruttosystem an.

Neben den Belegen führen Sie als Gewerbetreibender ein Wareneingangsbuch für Waren, die Sie zum Weiterverkauf oder zur Verarbeitung einkaufen; eine Inventur brauchen Sie nicht. Das Ergebnis tragen Sie in die Beilage E 1a zur Einkommensteuererklärung E 1 ein. Kleinbetriebe können unter bestimmten Voraussetzungen, etwa Betriebseinnahmen bis 55.000 Euro netto, die vereinfachte Beilage E 1a-K verwenden. Eine eigene Einnahmen-Ausgaben-Aufstellung schicken Sie nicht mit.