Bezbednost i čuvanje

Za uredno pripremno knjigovodstvo važni su zaštita podataka, kontrola pristupa i poštovanje zakonskih rokova čuvanja. Saldek primenjuje savremene bezbednosne standarde, jasno razdvaja uloge i čuva dokumente u nepromenljivom obliku.

Bezbednost naloga i pristupni podaci

U odeljku „Podešavanja“ > „Bezbednost“ možete da upravljate pristupom svom korisničkom nalogu i organizaciji:

• Promena lozinke: Kada promenite lozinku, Saldek automatski odjavljuje sve druge prijavljene uređaje.
• Dvofaktorska autentifikacija (2FA): Zaštitite prijavu pomoću aplikacije za autentifikaciju (TOTP).
• Uređaji i prijave: Pregledajte aktivne sesije i pomoću „Odjavi druge sesije“ odjavite sve druge uređaje. „Nedavna aktivnost prijavljivanja“ prikazuje Vaše poslednje pokušaje prijave; Saldek zapise o prijavama i bezbednosti čuva 90 dana.
• API ključevi: Kreirajte i upravljajte ključevima za interfejse u odeljku „Podešavanja“ > „Bezbednost“.
• Šifrovani podaci za prijavu: Saldek šifrovano čuva pristupne podatke za povezane integracije, kao što su sopstveni SMTP serveri.
• Evidencija aktivnosti: Saldek beleži ko je šta i kada promenio. Administratori i vlasnici je vide u odeljku „Podešavanja“ › „Čuvanje i evidencija“. Promene se beleže u svakom planu; pregled evidencije uključen je od plana Business i tokom probnog perioda.

Podešavanje dvofaktorske autentifikacije (2FA)

1. 1Otvorite „Podešavanja“ > „Bezbednost“ i izaberite „Omogući 2FA“.
2. 2Instalirajte aplikaciju za autentifikaciju na telefon ako je još ne koristite. Dijalog predlaže aplikacije, na primer Google Authenticator, Microsoft Authenticator ili „Apple lozinke“.
3. 3U aplikaciji dodirnite „+“ ili „Dodaj nalog“, izaberite „Skeniraj QR kod“ i skenirajte prikazani kod. Ako to ne uspe, unesite „Ključ za podešavanje“; ako ste stranicu otvorili na telefonu, izaberite „Dodajte ga direktno u aplikaciju“.
4. 4Unesite šestocifreni kod iz aplikacije i izaberite „Proveri i aktiviraj“. Ključ za podešavanje čuvajte na bezbednom mestu kako biste kodove mogli ponovo da podesite na novom telefonu.

Hosting i obrada podataka

• Serveri aplikacije i baza podataka: Hostuju se kod Hetzner-a u Nemačkoj.
• Datoteke dokumenata: Čuvaju se na AWS S3 u Frankfurtu (eu-central-1).
• Rezervne kopije baze podataka: Svake noći se šifruju, uključujući šifrovanje na strani klijenta, čuvaju na AWS-u u EU i zadržavaju 30 dana.
• Praćenje grešaka: Obavlja se preko servisa Sentry, bez slanja sadržaja dokumenata.
• Bez kolačića za praćenje: Saldek ne koristi kolačiće za analitiku ni praćenje.
• Obrada pomoću AI-ja: U režimu „Standard“ pružaoci Jev (TypeSafe) i OpenAI obrađuju podatke u SAD, uključujući proveru slike prve stranice dokumenta. Osnova su standardne ugovorne klauzule EU (SCC) iz TypeSafe-ovog ugovora o obradi podataka i, za OpenAI, standardne ugovorne klauzule EU između kompanije OpenAI Ireland Ltd i njenih povezanih društava u SAD. Google Gemini je rezervna opcija (Data Privacy Framework, inače SCC). Dokumenti se ne koriste za treniranje AI modela. U režimu „Bez veštačke inteligencije“ (local_only) podaci se ne šalju pružaocima AI usluga.
• E-pošta i glas: Dolaznu e-poštu obrađuje Mailgun (region EU), e-poštu šalje Resend (SAD), a glasovni unos u tekst pretvara Microsoft Azure Speech (Irska). Sve pružaoce usluga sa lokacijom i osnovom prenosa pronaći ćete na stranici „Podobrađivači“.

Zakonski rokovi čuvanja i WORM arhiva

Izvorni dokumenti se nakon otpremanja čuvaju u nepromenljivom obliku. Kada dokument postane osnova proknjižene stavke, automatski se aktivira WORM zaključavanje (S3 Object Lock u režimu COMPLIANCE). Ako zaključavanje ne može da se aktivira, knjiženje se prekida (Fail-Closed). Storno knjiženje ne uklanja zaključavanje. Pre knjiženja možete da izbrišete otpremljenu datoteku.

Trajanje zaključavanja određeno je zakonskim rokovima koji počinju da teku po završetku kalendarske godine:

• Austrija (§ 132 BAO): 7 godina; dokumentacija u vezi sa nekretninama čuva se 22 godine.
• Nemačka (§ 147 AO): 10 godina za poslovne knjige, inventare i godišnje finansijske izveštaje; 8 godina za knjigovodstvene isprave (od 1. januara 2025); 6 godina za primljena i poslata poslovna pisma.

Brisanje i zatvaranje organizacije

Vlasnik može probno da proveri rokove čuvanja i izbriše dokumente kojima je rok istekao, a koji nisu proknjiženi. Zahtevi za brisanje prema GDPR-u sprovode se tek po isteku zakonskog roka čuvanja; ograničenje obrade (čl. 18 GDPR) sprečava brisanje. Organizaciju možete zatvoriti na jedan od dva načina: (a) zatvoriti je i ostaviti dokumente zaštićene od izmene do isteka roka čuvanja, nakon čega se automatski brišu; ili (b) odmah izbrisati podatke, uz izričito upozorenje da odgovornost za obavezno čuvanje ostaje na vama.