Kako AI obrađuje dokumente

Saldek Vam olakšava pripremu knjigovodstva tako što automatski obrađuje dokumente. AI prepoznaje dobavljača, datum, iznose (neto, PDV i bruto), poreske stope i pojedinačne stavke računa. Obrađuje račune sa više stavki i različitim poreskim stopama, fiskalne račune, kao i strukturisane e-račune u formatima ZUGFeRD, Factur-X, XRechnung i ebInterface.

Četiri koraka obrade dokumenta

Kada se datoteka preuzme, automatski prolazi kroz četiri uzastopna koraka u redu za obradu:

1. 1Otpremanje: Datoteka (JPG, PNG, HEIC, PDF, CSV ili XML, do 25 MB) preuzima se iz pregledača ili putem povezanih integracija.
2. 2OCR: Tekst se prepoznaje, a dokument pretvara u strukturisane podatke.
3. 3AI izdvajanje: AI prepoznaje polja kao što su dobavljač, datum računa, iznosi, poreske stope i stavke.
4. 4Provera: Proveravaju se matematička i logička pravila, na primer, da li je zbir neto iznosa i poreza jednak bruto iznosu i da li datum dokumenta nije u budućnosti. Ako na dokumentu nedostaje neka vrednost, Saldek je izračunava i to Vam naznači.

Provera u odnosu na dokument

Saldek proverava svaku izvučenu vrednost u odnosu na sam dokument, na primer da li je vrednost na njemu odštampana i da li se iznosi slažu. Ako Saldek ne može da potvrdi vrednost, šalje dokument u red za proveru i označava vrednost sa „Proveriti“. Potvrđene vrednosti ne morate da proveravate. Prvi račun sa prenosom poreske obaveze od određenog dobavljača Saldek Vam pokazuje na proveru; sledeći računi sa istim dobavljačem, istim PIB-om za PDV, istom zemljom, valutom i poreskim tretmanom prate tu proveru („Prenos poreske obaveze: prati raniju proveru“). Svaki delimični povraćaj proveravate sami jednom.

Kada Saldek pita i šta samo arhivira

Osim teksta, Saldek čita i sliku prve stranice, na primer da bi prepoznao pečat „plaćeno“. Ono što dokument sam ne razjašnjava, Saldek pita pri pregledu i tu navodi razlog; „Pitaj Saldek“ ga na zahtev detaljnije objašnjava. Tipični slučajevi:

• Knjiženje nije potrebno: Ponude, predračune, otpremnice, potvrde porudžbina, bankovne izvode i obaveštenja bez iznosa za plaćanje Saldek arhivira kao „Nije za knjiženje“, bez nacrta knjiženja.
• Povezani dokumenti: Potvrda plaćanja ili opomena koja stigne pre svog računa povezuje se sa računom čim on stigne. Sama potvrda plaćanja ne knjiži ništa dodatno.
• Strana valuta: Saldek preračunava u evre po zvaničnom kursu na datum dokumenta i beleži kurs. Pita samo ako sam dokument navodi zaduženi iznos u evrima koji odstupa za više od 2 %.
• Nejasan konto: Ako ništa ne određuje konto rashoda, nacrt knjiži na konto ostalih poslovnih rashoda, a Vi pre odobrenja birate odgovarajući konto.
• Ostali razlozi: na primer moguća dvostruka kupovina, strani PDV, nejasna poslovna namena, nedostajući podaci na računu ili fiskalna godina koja nije otvorena.

AI provajderi, zaštita podataka i lokacija čuvanja

Za obradu pomoću AI-ja Saldek koristi Jev kompanije TypeSafe i OpenAI; oba obrađuju podatke u SAD-u. Za TypeSafe važe standardne ugovorne klauzule EU (SCC) iz njegovog ugovora o obradi podataka. OpenAI obrađuje podatke preko kompanije OpenAI Ireland Ltd, uz zaštitu standardnim ugovornim klauzulama EU između kompanije OpenAI Ireland Ltd i njenih povezanih društava u SAD. Google Gemini koristi se samo kao rezervna opcija ako primarna obrada ne pruži upotrebljiv rezultat; tada važi okvir Data Privacy Framework (DPF), a inače SCC. Anthropic nije Saldekov provajder.

Vaši dokumenti se nikada ne koriste za obuku AI modela. Saldekovi aplikativni serveri i baze podataka nalaze se kod Hetznera u Nemačkoj. Datoteke dokumenata čuvaju se na Amazon S3 u Frankfurtu (region eu-central-1).

Ograničenja prepoznavanja

Loš kvalitet skena, mutne fotografije, zgužvan termopapir ili rukom pisane beleške mogu da otežaju automatsko prepoznavanje. Zato Saldek nikada ne knjiži automatski: za svaki obrađeni dokument priprema se nacrt knjiženja koji osoba sa odgovarajućom ulogom proverava i odobrava u odeljku „Pregled“.