Belgeleri inceleme ve onaylama

İnceleme, Saldek'teki iş akışının temel adımıdır. Yapay zekâ, verileri çıkardıktan sonra yalnızca hesap, vergi kodu ve tutarlar için bir taslak hazırlar. Kayıt, siz belgeyi kontrol edip onayladıktan sonra Yevmiye Defteri'ne işlenir.

İnceleme görünümü

“İnceleme” kuyruğundaki belgeler, gerektirdikleri dikkate göre sıralanır. Kontrol edilecek değerleri veya uyarıları olan belgeler listenin başında yer alır. Her satırda “Doğrulandı” ya da “Kontrol et” yazar. Tek belge görünümünde solda orijinal belgeyi, sağda ise çıkarılan bilgileri, işaretli değerleri, mantıksal kontrolleri (örneğin belge tarihinin gelecekte olup olmadığını) ve önerilen muhasebe kaydını görürsünüz.

Onaylama adımları

1. 1Belgeyi inceleme kuyruğunda açın: Dikkat gereksinimine göre sıralanmış listeden bir belge seçin.
2. 2Bilgileri orijinal belgeyle karşılaştırın: Tutarları, tarihi, iş ortağını ve vergi oranlarını kontrol edin. Gerekirse alanları düzeltin ve “Taslak Kaydet” seçeneğine tıklayın.
3. 3Muhasebe taslağını kontrol edin: Önerilen gider hesabını ve vergi kodunu inceleyin.
4. 4Onaylayın veya reddedin: Kaydı hemen işlemek için “Onayla ve işle”, sonraki belgeye geçmek için “Onayla ve sonraki” seçeneğini belirleyin. Belge okunaksız ya da hatalıysa “Yapay zekâdan yeniden denetlemesini iste” veya “Reddet” seçeneğini kullanın. Reddedilen belgenin kayıt taslağı kalmaz.

Saldek’in doğruladığı ve hakkında sorusu olmayan belgeleri, işlemi onayladıktan sonra “Doğrulanmış belgeleri onayla” ile birlikte onaylayabilirsiniz. Olası mükerrer belgeler, birden fazla fatura içeren dosyalar, kayıt gerektirmeyen belgeler ve bir kez kendiniz kontrol etmeniz gereken belgeler (“Bir kez kendiniz kontrol edin”) hiçbir zaman buna dahil değildir; örneğin kısmi iade, ters ifa faturası, yabancı KDV veya belirsiz bir gider hesabı. Aynı tedarikçinin onaylanmış bir kontrolünü izleyen ters ifa faturası dahil olabilir.

İnceleme görünümündeki diğer bilgiler

• “Proje ve kategori”: Belgeyi bir projeye ve bir kategoriye atayın. Seçiminiz hemen kaydedilir ve belgenin kaydına uygulanır.
• “Gider hesabı”: Saldek hesabı sorarsa onu bildirimde seçin ve “Kayda uygula” ile aktarın.
• “İki kez mi satın alındı?”: İki alış aynı görünüyorsa “İkisi de doğru” veya “Çift çekim” ile yanıtlayın.
• “Ödeme tarihi”: Gelir-gider muhasebesinde Saldek ödeme tarihini henüz bilmiyorsa onu buraya girin.
• Mali yıl: Bir taslak, kayıt tarihinin düştüğü mali yıla aittir. Tarih son mali yılınızdan sonraki on iki ay içindeyse (ve gelecekte değilse) Saldek taslağı oluştururken bu yılı kendisi açar. Defter başlangıcından önceki tarihli belgeleri incelemeye almadan “Defter başlangıcından önce” olarak dosyalar. Yıl bunun dışında açık değilse Saldek taslak oluşturmaz ve nedenini belirtir; eksik bir yılı “Ayarlar” › “Genel” › “Mali yıllar” bölümünde eklersiniz.
• “Binek araç (PKW): KDV indirimi yok”: Saldek bir araç giderini “Araç giderleri” ayarınıza göre indirilecek KDV olmadan taslağa alırsa taslakta bu not görünür. Ayarı “Ayarlar” › “Vergi ve muhasebe” bölümünde değiştirirsiniz.
• “Yeniden işle”: Bir belge onaylandığı hâlde kaydı deftere işlenemediyse (örneğin tarihi açık bir mali yıla düşmediği için) inceleme görünümü nedenini belirtir. Nedeni giderin ve “Yeniden işle” seçeneğini kullanın.

Vergi yöntemine ve belge türüne göre farklılıklar

• Gelir-gider muhasebesi (E/A): Kayıt, belge tarihine değil ödeme tarihine göre yapılır.
• Küçük işletmeler: İndirilecek KDV hesaplanmaz; brüt tutarın tamamı gider olarak kaydedilir.
• Satış faturaları: Satış faturası oluşturduğunuzda “İnceleme” bölümünde bir muhasebe taslağı oluşur. Kaydın işlenmesi için bu taslağı onaylamanız gerekir.
• Ödemeler: Ödeme kaydettiğinizde de “İnceleme” bölümünde bir taslak oluşur; ödeme otomatik olarak kesin kayda dönüşmez.