Yapay zekâ belgeleri nasıl okur?

Saldek, belgelerdeki bilgileri otomatik olarak okuyarak ön muhasebe sürecinizi kolaylaştırır. Tedarikçi, tarih, tutarlar (net, KDV ve brüt), vergi oranları ve fatura kalemleri belirlenir. Birden fazla kalemi ve farklı vergi oranlarını içeren faturalar, yazar kasa fişleri ve ZUGFeRD, Factur-X, XRechnung ve ebInterface formatlarındaki yapılandırılmış e-faturalar da okunabilir.

Belge işlemenin dört adımı

Saldek, içe aktarılan her dosyayı işlem kuyruğunda dört aşamadan geçirir:

1. 1Yükleme: JPG, PNG, HEIC, PDF, CSV veya XML biçimindeki, en fazla 25 MB boyutundaki dosya tarayıcıdan ya da bağlı entegrasyonlardan alınır.
2. 2OCR: Belgedeki metin tanınır ve yapılandırılmış dijital veriye dönüştürülür.
3. 3Yapay zekâ ile veri çıkarma: Tedarikçi, fatura tarihi, tutarlar, vergi oranları ve kalemler gibi alanlar belirlenir.
4. 4Doğrulama: Net tutar ile KDV toplamının brüt tutara eşit olması ve belge tarihinin gelecekte olmaması gibi matematiksel ve mantıksal kurallar denetlenir. Belgede bir değer eksikse Saldek bunu hesaplar ve hesaplandığını size bildirir.

Belgeyle karşılaştırma

Saldek tanınan her değeri belgenin kendisiyle karşılaştırır; örneğin bir değerin belgede yazılı olup olmadığına ve tutarların birbirini tutup tutmadığına bakar. Saldek bir değeri doğrulayamazsa belgeyi inceleme kuyruğuna alır ve değeri “Kontrol et” ile işaretler. Doğrulanan değerleri sizin kontrol etmeniz gerekmez. Bir tedarikçinin ilk ters ifa faturasını Saldek size kontrol için gösterir; aynı tedarikçi, vergi numarası, ülke, para birimi ve vergi uygulamasına sahip sonraki faturalar bu kontrolü izler (“Ters ifa: önceki kontrolü izliyor”). Kısmi iadelerin her birini bir kez kendiniz kontrol edersiniz.

Saldek ne zaman sorar, neyi yalnızca arşivler?

Saldek metnin yanında ilk sayfanın görüntüsünü de okur; örneğin bir “ödendi” damgasını tanımak için. Belgenin tek başına netleştirmediği konuları Saldek incelemede sorar ve nedenini orada belirtir; “Saldek'e sor” isterseniz nedeni daha ayrıntılı açıklar. Tipik durumlar:

• Kayıt gerekmez: Teklifler, proforma faturalar, irsaliyeler, sipariş onayları, hesap ekstreleri ve ödenecek tutar içermeyen bildirimler “Kayıt gerektirmez” durumuyla, kayıt taslağı olmadan arşivlenir.
• Birbirine bağlı belgeler: Faturasından önce gelen bir ödeme onayı veya ödeme hatırlatması, fatura geldiğinde onunla ilişkilendirilir. Yalnızca ödeme onayı olan bir belge ayrıca bir şey kaydetmez.
• Yabancı para birimi: Saldek tutarı belge tarihindeki resmi kurla avroya çevirir ve kuru not eder. Yalnızca belgenin kendisi, çevrilen tutardan yüzde 2’den fazla sapan, tahsil edilmiş bir avro tutarı gösteriyorsa sorar.
• Belirsiz hesap: Gider hesabını belirleyen bir şey yoksa taslak diğer işletme giderleri hesabına kaydeder ve onaydan önce doğru hesabı siz seçersiniz.
• Diğer nedenler: örneğin olası bir mükerrer satın alma, yabancı KDV, belirsiz bir işletme amacı, eksik fatura bilgileri veya açık olmayan bir mali yıl.

Yapay zekâ sağlayıcıları, veri koruma ve verilerin saklandığı yer

Saldek, yapay zekâ işlemlerinde TypeSafe'in Jev hizmetinden ve OpenAI'den yararlanır; ikisi de verileri ABD'de işler. TypeSafe için veri işleme sözleşmesindeki AB standart sözleşme maddeleri (SCC) geçerlidir. OpenAI verileri OpenAI Ireland Ltd üzerinden, OpenAI Ireland Ltd ile ABD'deki bağlı şirketleri arasındaki AB standart sözleşme maddeleriyle güvence altında işler. Birincil işlem kullanılabilir bir sonuç vermezse yedek olarak yalnızca Google Gemini kullanılır; bunun için Veri Gizliliği Çerçevesi (DPF), olmadığında SCC geçerlidir. Anthropic, Saldek'in sağlayıcılarından biri değildir.

Belgeleriniz yapay zekâ modellerini eğitmek için hiçbir zaman kullanılmaz. Saldek'in uygulama sunucuları ve veritabanları Almanya'da Hetzner'de bulunur. Belge dosyaları Frankfurt'taki Amazon S3'te (eu-central-1 bölgesi) saklanır.

Tanımanın sınırları

Kalitesiz taramalar, bulanık fotoğraflar, buruşmuş termal kâğıtlar ve el yazısı notlar otomatik tanımayı zorlaştırabilir. Bu nedenle Saldek hiçbir zaman otomatik kayıt yapmaz. Yapay zekânın çıkardığı bilgiler bir muhasebe taslağına dönüştürülür; uygun role sahip bir kişi taslağı inceleyip onaylar.