Duplikati

Ako dokument stigne različitim kanalima ili ga slučajno učitate dvaput, Saldek pomaže spriječiti dvostruka knjiženja. Prepoznavanje duplikata uključeno je u Saldek bez dodatne naknade u okviru poštene upotrebe (Fair Use).

Prepoznavanje u odjeljku „Pregled“

Kad Saldek pronađe podudaranje s već evidentiranim dokumentom, u prikazu za pregled istaknuto se prikazuje obavijest: „Izgleda kao duplikat od n drugih dokumenata“. Broj prepoznatih duplikata prikazuje se i na stranici pregleda, pod „Dokumenti“.

Postupanje s prepoznatim duplikatima

1. 1Provjerite obavijest: Otvorite povezane dokumente za usporedbu u obavijesti i provjerite odnose li se doista na isti poslovni događaj.
2. 2Odbijte kopiju: Ako je dokument poslan više puta, za novoučitanu kopiju odaberite „Odbij“.
3. 3Zadržite izvornik: Prvotno evidentirani dokument ostaje nepromijenjen u odjeljku „Pregled“ ili u glavnoj knjizi.

Moguća dvostruka kupnja: „Kupljeno dvaput?“

Dvije kupnje s istim dobavljačem, istim danom i istim iznosom, ali s različitim brojevima, nisu duplikat, no mogu biti dvostruka kupnja. Saldek tada za taj par jednom pita „Kupljeno dvaput?“ i prikazuje oba dokumenta jedan uz drugi. Uz „Obje su ispravne“ obje kupnje ostaju i knjiže se kao i obično; Saldek pamti odgovor i više ne pita za istog dobavljača, proizvod i iznos. Uz „Dvostruko terećenje“ jedna kupnja zadržava knjiženje, druga se bilježi kao dvostruko terećenje, a povrat dobavljača vodi se kao otvoren. Drugi dokument ostaje s datotekom i očitanim podacima; uklanja se samo njegov još neproknjiženi prijedlog knjiženja kako se kupnja ne bi proknjižila dvaput.

Svoje odgovore „Obje su ispravne“ pronaći ćete u odjeljku „Postavke“ › „Prepoznavanje putem AI-ja“ › „Kupnje koje ste potvrdili“. Uklonite unos ako želite da Saldek ponovno pita. Redovito mjesečno terećenje, primjerice pretplata, ne smatra se dvostrukom kupnjom.

Automatsko preskakanje pri uvozu putem integracija

• Prosljeđivanje e-pošte: Već primljene poruke automatski se preskaču, a sustav bilježi tu radnju.
• Google Drive: Već uvezene datoteke označavaju se kao duplikati i ne obrađuju se ponovno.
• Gmail i Outlook: već uvezene e-poruke preskaču se.
• Fotografije: fotografija mobitelom dokumenta koji Saldek već ima smatra se vjerojatnim duplikatom i ne dobiva nacrt knjiženja.