Sigurnost i čuvanje

Za uredno pripremno knjigovodstvo važni su zaštita podataka, kontrola pristupa i poštivanje zakonskih rokova čuvanja. Saldek primjenjuje suvremene sigurnosne standarde, razgraničava ovlasti prema ulogama i nepromjenjivo pohranjuje dokumente.

Sigurnost računa i pristupni podaci

U odjeljku „Postavke“ → „Sigurnost“ upravljate pristupom korisničkom računu i organizaciji:

• Promjena lozinke: Kad promijenite lozinku, Saldek automatski odjavljuje sve druge prijavljene uređaje.
• Dvofaktorska autentifikacija (2FA): Zaštitite prijavu aplikacijom za autentifikaciju (TOTP).
• Uređaji i prijave: Pregledajte aktivne sesije i pomoću „Odjavi ostale sesije“ odjavite sve druge uređaje. „Nedavna aktivnost prijave“ prikazuje Vaše posljednje pokušaje prijave; Saldek zapise o prijavama i sigurnosti čuva 90 dana.
• API ključevi: Izradite i upravljajte ključevima za integracije u odjeljku „Postavke“ → „Sigurnost“.
• Šifrirani pristupni podaci: Podaci za povezane integracije, primjerice vlastite SMTP poslužitelje, pohranjuju se šifrirano.
• Zapisnik aktivnosti: Saldek bilježi tko je što i kada promijenio. Administratori i vlasnici vide ga u odjeljku „Postavke“ › „Čuvanje i zapisnik“. Promjene se bilježe u svakom planu; pregled zapisnika uključen je od plana Business i tijekom probnog razdoblja.

Postavljanje dvofaktorske autentifikacije (2FA)

1. 1Otvorite sigurnosne postavke: Odaberite „Postavke“ → „Sigurnost“, a zatim „Omogući 2FA“.
2. 2Instalirajte aplikaciju za autentifikaciju: Ako je još ne koristite, instalirajte je na mobitel. Dijaloški okvir predlaže aplikacije, primjerice Google Authenticator, Microsoft Authenticator ili „Apple Lozinke“.
3. 3Skenirajte QR kod: U aplikaciji dodirnite „+“ ili „Dodaj račun“, odaberite „Skeniraj QR kod“ i skenirajte prikazani kod. Ako to ne uspije, upišite „Ključ za postavljanje“; ako ste stranicu otvorili na mobitelu, odaberite „Dodajte ga izravno u aplikaciju“.
4. 4Potvrdite kôd: Unesite 6-znamenkasti kôd iz aplikacije i odaberite „Provjeri i aktiviraj“. Ključ za postavljanje čuvajte na sigurnom mjestu kako biste kodove mogli ponovno postaviti na novom mobitelu.

Hosting i obrada podataka

• Poslužitelji aplikacije i baza podataka: Rade u Njemačkoj kod pružatelja Hetzner.
• Datoteke dokumenata: Pohranjuju se na AWS S3 u Frankfurtu (eu-central-1).
• Sigurnosne kopije baze podataka: Svake se noći šifriraju, uključujući šifriranje na strani klijenta, pohranjuju na AWS-u u EU-u i čuvaju 30 dana.
• Praćenje pogrešaka: Obavlja se putem sustava Sentry, bez prijenosa sadržaja dokumenata.
• Bez kolačića za praćenje: Saldek ne upotrebljava analitičke ni kolačiće za praćenje.
• Obrada putem umjetne inteligencije: U načinu rada „Standardno“ obradu obavljaju pružatelji usluga Jev (TypeSafe) i OpenAI u SAD-u, uključujući provjeru slike prve stranice dokumenta. Osnova su standardne ugovorne klauzule EU-a (SCC) iz TypeSafeova ugovora o obradi podataka te, za OpenAI, standardne ugovorne klauzule EU-a između društva OpenAI Ireland Ltd i njegovih povezanih društava u SAD-u. Google Gemini služi kao pričuvna opcija (Data Privacy Framework, inače SCC). Dokumenti se ne upotrebljavaju za treniranje AI modela. U načinu rada „Bez umjetne inteligencije“ (local_only) podaci se ne šalju pružateljima AI usluga.
• E-pošta i glas: Ulaznu e-poštu obrađuje Mailgun (regija EU), e-poštu šalje Resend (SAD), a glasovni unos u tekst pretvara Microsoft Azure Speech (Irska). Sve pružatelje usluga s lokacijom i osnovom prijenosa pronaći ćete na stranici „Podizvršitelji obrade“.

Zakonski rokovi čuvanja i WORM arhiva

Izvorni dokumenti pohranjuju se tako da se nakon učitavanja ne mogu mijenjati. Kad dokument postane podloga za proknjiženu stavku, automatski se uključuje WORM zaštita (S3 Object Lock u načinu COMPLIANCE). Ako zaštitu nije moguće postaviti, knjiženje se ne provodi (Fail-Closed). Storniranje knjiženja ne uklanja zaštitu. Učitanu datoteku možete izbrisati prije knjiženja.

Zaštita traje u skladu sa zakonskim rokovima, koji se računaju od kraja kalendarske godine:

• Austrija (§ 132 BAO): Rok čuvanja iznosi 7 godina, odnosno 22 godine za dokumente povezane s nekretninama.
• Njemačka (§ 147 AO): 10 godina za poslovne knjige, inventare i godišnje financijske izvještaje; 8 godina za knjigovodstvene isprave (od 1. siječnja 2025.); 6 godina za primljena i poslana poslovna pisma.

Brisanje i zatvaranje organizacije

Vlasnik može provjeriti rokove čuvanja u probnom načinu rada i izbrisati dokumente kojima je rok istekao, a nisu proknjiženi. Zahtjevi za brisanje prema GDPR-u provode se tek nakon isteka zakonskog roka čuvanja; ograničenje obrade (čl. 18. GDPR-a) onemogućuje brisanje. Organizaciju možete zatvoriti na jedan od dva načina: (a) zatvoriti je, a dokumente ostaviti zaštićene od izmjena do isteka roka čuvanja, nakon čega se automatski brišu; ili (b) odmah ih izbrisati, uz izričitu potvrdu da odgovornost za obvezu čuvanja ostaje na Vama.