Kako AI čita

Saldek olakšava pripremu knjigovodstva automatskim očitavanjem dokumenata. AI prepoznaje dobavljača, datum, iznose (neto, porez na dodanu vrijednost i bruto), porezne stope i pojedinačne stavke računa. Obrađuje račune s više stavki i različitim poreznim stopama, blagajničke račune te strukturirane e-račune u formatima ZUGFeRD, Factur-X, XRechnung i ebInterface.

Četiri koraka obrade dokumenata

Nakon preuzimanja svaka datoteka automatski prolazi kroz četiri uzastopna koraka u redu za obradu:

1. 1Učitavanje: Datoteka (JPG, PNG, HEIC, PDF, CSV ili XML do 25 MB) zaprima se putem preglednika ili integracije.
2. 2OCR: Prepoznavanje teksta i strukturirana digitalizacija dokumenta.
3. 3AI izdvajanje: AI prepoznaje polja kao što su dobavljač, datum računa, iznosi, porezne stope i stavke.
4. 4Provjera: Provjeravaju se matematička i logička pravila, primjerice zbroj neto iznosa i poreza mora biti jednak bruto iznosu, a datum dokumenta ne smije biti u budućnosti. Ako neka vrijednost nedostaje na dokumentu, Saldek je izračunava i na to Vas upozorava.

Provjera u odnosu na dokument

Saldek provjerava svaku izvučenu vrijednost u odnosu na sam dokument, na primjer je li vrijednost na njemu otisnuta i zbrajaju li se iznosi. Ako Saldek ne može potvrditi vrijednost, šalje dokument u red za provjeru i označava vrijednost s „Provjeriti“. Potvrđene vrijednosti ne morate provjeravati. Prvi račun s prijenosom porezne obveze od pojedinog dobavljača Saldek Vam pokazuje na provjeru; sljedeći računi s istim dobavljačem, istim PDV identifikacijskim brojem, istom zemljom, valutom i poreznim tretmanom slijede tu provjeru („Prijenos porezne obveze: slijedi raniju provjeru“). Svaki djelomični povrat provjeravate sami jednom.

Kada Saldek pita i što samo arhivira

Osim teksta Saldek čita i sliku prve stranice, primjerice da bi prepoznao žig „plaćeno“. Ono što dokument sam ne razjašnjava, Saldek pita pri pregledu i ondje navodi razlog; „Pitaj Saldek“ ga na zahtjev detaljnije objašnjava. Tipični slučajevi:

• Knjiženje nije potrebno: ponude, predračune, otpremnice, potvrde narudžbe, bankovne izvode i obavijesti bez iznosa za plaćanje Saldek arhivira kao „Nije za knjiženje“, bez nacrta knjiženja.
• Povezani dokumenti: potvrda plaćanja ili opomena koja stigne prije svojeg računa povezuje se s računom čim on stigne. Sama potvrda plaćanja ne knjiži ništa dodatno.
• Strana valuta: Saldek preračunava u eure po službenom tečaju na datum dokumenta i bilježi tečaj. Pita samo ako sam dokument navodi teretni iznos u eurima koji odstupa za više od 2 %.
• Nejasan konto: ako ništa ne određuje konto rashoda, nacrt knjiži na konto ostalih poslovnih rashoda, a Vi prije odobrenja odabirete odgovarajući konto.
• Ostali razlozi: primjerice moguća dvostruka kupnja, strani PDV, nejasna poslovna namjena, nedostajući podaci na računu ili poslovna godina koja nije otvorena.

Pružatelji AI usluga, zaštita podataka i mjesto pohrane

Saldek za obradu uz pomoć AI-ja koristi Jev tvrtke TypeSafe i OpenAI; oba podatke obrađuju u SAD-u. Za TypeSafe vrijede standardne ugovorne klauzule EU-a (SCC) iz njegova ugovora o obradi podataka. OpenAI obrađuje podatke putem društva OpenAI Ireland Ltd, zaštićene standardnim ugovornim klauzulama EU-a između društva OpenAI Ireland Ltd i njegovih povezanih društava u SAD-u. Google Gemini koristi se samo kao zamjensko rješenje (Fallback) ako primarnom obradom nije dobiven upotrebljiv rezultat; tada vrijedi okvir Data Privacy Framework (DPF), a inače SCC. Anthropic nije pružatelj usluga Saldeka.

Vaši se dokumenti nikada ne koriste za treniranje AI modela. Saldekovi aplikacijski poslužitelji i baze podataka nalaze se u Hetznerovu podatkovnom centru u Njemačkoj. Datoteke dokumenata pohranjuju se na servisu Amazon S3 u Frankfurtu (regija eu-central-1).

Ograničenja prepoznavanja

Loši skenovi, mutne fotografije, zgužvani termalni papir i rukom pisane bilješke mogu otežati automatsko prepoznavanje. Saldek zato ne knjiži automatski: nakon svakog izdvajanja izrađuje se nacrt knjiženja koji osoba s odgovarajućom ulogom provjerava i odobrava u odjeljku „Pregled“.