Doublons

Un document peut arriver par plusieurs canaux ou être téléversé deux fois par erreur. Saldek vous aide à éviter qu’il soit comptabilisé en double. La détection des doublons est incluse gratuitement dans Saldek, dans le cadre d’une utilisation équitable (Fair Use).

Détection dans la section « Révision »

Lorsque Saldek détecte une correspondance avec un document déjà enregistré, un bandeau bien visible apparaît dans la vue de révision : « semble être un doublon de n autres documents ». Le nombre de doublons détectés apparaît aussi sur la page d’aperçu, sous « Documents ».

Traiter les doublons détectés

1. 1Vérifier le bandeau : cliquez sur les documents liés pour comparer les pièces et déterminer s’il s’agit de la même opération.
2. 2Refuser la copie : s’il s’agit bien d’un envoi en double, choisissez « Refuser » pour la nouvelle copie.
3. 3Conserver l’original : le document enregistré en premier reste inchangé dans la section « Révision » ou dans le grand livre.

Double achat possible : « Acheté deux fois ? »

Deux achats avec le même fournisseur, le même jour et le même montant, mais des numéros différents, ne sont pas un doublon, mais peuvent être un double achat. Saldek pose alors une seule fois la question « Acheté deux fois ? » pour la paire et affiche les deux documents côte à côte. Avec « Les deux sont corrects », les deux achats sont conservés et comptabilisés normalement ; Saldek retient votre réponse et ne pose plus la question pour le même fournisseur, le même produit et le même montant. Avec « Double débit », un achat conserve son écriture, l’autre est noté comme double débit et le remboursement du fournisseur est enregistré comme ouvert. Le second document reste conservé avec son fichier et sa lecture ; seule sa proposition d’écriture non comptabilisée est supprimée, afin que l’achat ne soit pas comptabilisé deux fois.

Vos réponses « Les deux sont corrects » figurent dans « Paramètres » › « Reconnaissance par IA » › « Achats que vous avez confirmés ». Supprimez une entrée pour que la question soit de nouveau posée. Un prélèvement mensuel régulier, comme un abonnement, ne compte pas comme double achat.

Ignorer automatiquement les doublons des intégrations

• Transfert d’e-mails : les e-mails déjà reçus sont ignorés automatiquement et consignés dans le système.
• Google Drive : les fichiers déjà importés sont signalés comme doublons et ne sont pas traités une seconde fois.
• Gmail et Outlook : les e-mails déjà importés sont ignorés.
• Photos : une photo prise au téléphone d’un document que Saldek possède déjà est considérée comme un doublon présumé et ne reçoit aucun brouillon d’écriture.