Comment Saldek lit les documents

Saldek automatise la saisie des documents pour vous aider dans vos travaux comptables. L’IA extrait le fournisseur, la date, les montants (HT, TVA et TTC), les taux de TVA et les lignes de facture. Elle traite les factures comportant plusieurs lignes et différents taux de TVA, les reçus de caisse ainsi que les factures électroniques structurées aux formats ZUGFeRD, Factur-X, XRechnung et ebInterface.

Les quatre étapes du traitement d’un document

Une fois pris en charge, chaque fichier suit automatiquement ces quatre étapes dans la file de traitement :

1. 1Téléversement : le fichier (JPG, PNG, HEIC, PDF, CSV ou XML, jusqu’à 25 Mo) est reçu dans le navigateur ou via les intégrations.
2. 2OCR : le texte du document est reconnu et converti en données structurées.
3. 3Extraction par IA : l'IA identifie des champs tels que le fournisseur, la date de facture, les montants, les taux de TVA et les lignes.
4. 4Validation : des règles mathématiques et logiques sont vérifiées, par exemple si le montant HT augmenté de la TVA correspond au montant TTC ou si la date du document n’est pas dans le futur. Si une valeur manque sur le document, Saldek la calcule et vous le signale.

Vérification par rapport au document

Saldek vérifie chaque valeur extraite par rapport au document lui-même, par exemple si une valeur y est imprimée et si les montants sont cohérents. Si Saldek ne peut pas confirmer une valeur, il envoie le document dans la file de vérification et marque la valeur avec « À vérifier ». Les valeurs confirmées n'ont pas besoin d'être vérifiées par vous. Saldek vous montre la première facture en autoliquidation d’un fournisseur pour vérification ; les factures suivantes avec le même fournisseur, le même numéro de TVA, le même pays, la même devise et le même traitement fiscal suivent cette vérification (« Autoliquidation : suit une vérification antérieure »). Vous vérifiez vous-même chaque remboursement partiel une fois.

Quand Saldek pose une question et ce qu’il se contente de classer

En plus du texte, Saldek lit aussi l’image de la première page, par exemple pour reconnaître un tampon « payé ». Ce que le document ne permet pas de trancher à lui seul, Saldek le demande lors de la révision en indiquant la raison ; « Demander à Saldek » l’explique plus en détail sur demande. Cas typiques :

• Aucune écriture nécessaire : Saldek classe les devis, factures pro forma, bons de livraison, confirmations de commande, relevés bancaires et avis sans montant dû comme « Non comptabilisable », sans brouillon d’écriture.
• Documents liés : une confirmation de paiement ou une relance qui arrive avant sa facture est rattachée à la facture dès qu’elle arrive. Une simple confirmation de paiement ne comptabilise rien de plus.
• Devises étrangères : Saldek convertit en euros au taux officiel de la date du document et note le taux. Il ne pose la question que si le document indique lui-même un montant débité en euros qui s’écarte de plus de 2 %.
• Compte incertain : si rien ne détermine le compte de charges, le brouillon utilise le compte des autres charges d’exploitation et vous choisissez le bon compte avant la validation.
• Autres motifs : par exemple un éventuel double achat, une TVA étrangère, un objet professionnel incertain, des mentions de facture manquantes ou un exercice fiscal non ouvert.

Fournisseurs d’IA, protection des données et stockage

Pour le traitement par IA, Saldek fait appel à Jev, de TypeSafe, et à OpenAI ; tous deux traitent les données aux États-Unis. Pour TypeSafe, ce sont les clauses contractuelles types de l’UE (SCC) de son contrat de sous-traitance qui s’appliquent. OpenAI traite les données via OpenAI Ireland Ltd, encadré par les clauses contractuelles types de l’UE conclues entre OpenAI Ireland Ltd et ses sociétés affiliées aux États-Unis. Google Gemini n’est utilisé qu’en solution de repli (fallback) si le traitement principal ne fournit aucun résultat exploitable ; le Data Privacy Framework (DPF) s’applique alors, à défaut les SCC. Anthropic n’est pas un fournisseur de Saldek.

Vos documents ne sont jamais utilisés pour entraîner des modèles d’IA. Les serveurs applicatifs et les bases de données de Saldek sont hébergés chez Hetzner, en Allemagne. Les fichiers sont stockés sur Amazon S3 à Francfort (région eu-central-1).

Limites de la reconnaissance

Un scan de mauvaise qualité, une photo floue, du papier thermique froissé ou des notes manuscrites peuvent compliquer la reconnaissance automatique. Saldek ne comptabilise donc jamais automatiquement une opération : chaque extraction donne lieu à un brouillon d’écriture, qu’une personne disposant du rôle approprié vérifie et approuve dans la section « Révision ».