Duplicati

Quando i documenti arrivano da più canali o vengono caricati per errore più volte, Saldek aiuta a evitare registrazioni doppie. Il rilevamento dei duplicati è incluso gratuitamente in Saldek nell'ambito dell'uso corretto (Fair Use).

Rilevamento in «Revisione»

Se Saldek trova una corrispondenza con un documento già acquisito, nella vista di revisione compare un avviso ben visibile: «sembra un duplicato di n altri documenti». Il numero di duplicati rilevati compare anche nella pagina riepilogativa, sotto «Documenti».

Come gestire i duplicati rilevati

1. 1Esaminare l'avviso: selezioni nel banner i documenti di confronto collegati e verifichi se si tratta davvero della stessa operazione.
2. 2Rifiutare la copia: se il documento è stato inviato più volte, selezioni «Rifiuta» per la copia appena caricata.
3. 3Conservare l'originale: il documento acquisito per primo resta invariato in «Revisione» o nel libro mastro.

Possibile acquisto doppio: «Comprato due volte?»

Due acquisti con lo stesso fornitore, lo stesso giorno e lo stesso importo, ma con numeri diversi, non sono un duplicato, ma possono essere un acquisto doppio. In questo caso Saldek chiede una sola volta per la coppia «Comprato due volte?» e mostra i due documenti affiancati. Con «Entrambi sono corretti» restano entrambi gli acquisti e vengono registrati come di consueto; Saldek ricorda la risposta e non chiede più per lo stesso fornitore, prodotto e importo. Con «Addebito doppio» un acquisto mantiene la sua registrazione, l'altro viene annotato come addebito doppio e il rimborso del fornitore risulta aperto. Il secondo documento resta con il file e i dati letti; viene eliminata solo la sua proposta di registrazione non ancora contabilizzata, così l'acquisto non viene registrato due volte.

Le Sue risposte «Entrambi sono corretti» si trovano in «Impostazioni» › «Riconoscimento IA» › «Acquisti che ha confermato». Rimuova una voce per ricevere di nuovo la domanda. Un addebito mensile regolare, come un abbonamento, non conta come acquisto doppio.

Ignorare automaticamente i duplicati nelle integrazioni

• Inoltro e-mail: le e-mail già ricevute vengono ignorate e registrate nel sistema.
• Google Drive: i file già importati vengono segnalati come duplicati e non vengono elaborati di nuovo.
• Gmail e Outlook: le e-mail già importate vengono ignorate.
• Foto: una foto scattata col telefono di un documento già presente in Saldek viene considerata un probabile duplicato e non riceve una bozza di registrazione.