Come legge l'AI

Saldek acquisisce automaticamente i dati dei documenti per agevolare la contabilità preliminare. L'AI rileva fornitore, data, importi (netto, IVA e lordo), aliquote fiscali e singole voci di fattura. Può leggere fatture con più voci e aliquote diverse, scontrini e fatture elettroniche strutturate nei formati ZUGFeRD, Factur-X, XRechnung ed ebInterface.

Le quattro fasi dell'elaborazione dei documenti

Dopo il caricamento, ogni file passa automaticamente per quattro fasi consecutive nella coda di elaborazione:

1. 1Caricamento: il file (JPG, PNG, HEIC, PDF, CSV o XML fino a 25 MB) viene acquisito tramite browser o integrazioni.
2. 2OCR: il testo viene riconosciuto e il documento digitalizzato in modo strutturato.
3. 3Estrazione IA: l'IA identifica campi come fornitore, data fattura, importi, aliquote IVA e righe.
4. 4Convalida: vengono verificate le regole matematiche e logiche, per esempio che netto più IVA corrisponda al lordo e che la data del documento non sia futura. Se un dato manca nel documento, Saldek lo calcola e lo segnala.

Verifica rispetto al documento

Saldek verifica ogni valore estratto rispetto al documento stesso, per esempio se un valore vi è stampato e se gli importi tornano. Se Saldek non riesce a confermare un valore, invia il documento alla coda di verifica e contrassegna il valore con «Da verificare». I valori confermati non richiedono una Sua verifica. Saldek Le mostra da verificare la prima fattura con reverse charge di un fornitore; le fatture successive con lo stesso fornitore, la stessa partita IVA, lo stesso Paese, la stessa valuta e lo stesso trattamento fiscale seguono questa verifica («Reverse charge: segue una verifica precedente»). Ogni rimborso parziale lo verifica personalmente una volta.

Quando Saldek chiede e che cosa si limita ad archiviare

Oltre al testo, Saldek legge anche l'immagine della prima pagina, per esempio per riconoscere un timbro «pagato». Ciò che il documento da solo non chiarisce, Saldek lo chiede in revisione indicandone il motivo; su richiesta «Chieda a Saldek» lo spiega più nel dettaglio. Casi tipici:

• Nessuna registrazione necessaria: preventivi, fatture pro forma, documenti di trasporto, conferme d'ordine, estratti conto e comunicazioni senza importo dovuto vengono archiviati come «Non contabilizzabile», senza bozza di registrazione.
• Documenti collegati: una conferma di pagamento o un sollecito che arriva prima della relativa fattura viene collegato alla fattura appena questa arriva. Una semplice conferma di pagamento non registra nulla in più.
• Valuta estera: Saldek converte in euro al cambio ufficiale della data del documento e annota il cambio. Chiede conferma solo se il documento stesso riporta un importo addebitato in euro che si discosta di oltre il 2 %.
• Conto incerto: se nulla determina il conto di costo, la bozza registra sul conto degli altri costi d'esercizio e Lei sceglie il conto corretto prima dell'approvazione.
• Altri motivi: per esempio un possibile acquisto doppio, IVA estera, uno scopo aziendale non chiaro, dati di fattura mancanti o un esercizio fiscale non aperto.

Fornitori di AI, protezione dei dati e archiviazione

Per l'elaborazione con AI, Saldek si avvale di Jev di TypeSafe e OpenAI; entrambi trattano i dati negli Stati Uniti. Per TypeSafe valgono le clausole contrattuali standard dell'UE (SCC) del suo accordo sul trattamento dei dati. OpenAI tratta i dati tramite OpenAI Ireland Ltd, salvaguardati dalle clausole contrattuali tipo dell'UE concluse tra OpenAI Ireland Ltd e le sue società collegate negli USA. Google Gemini viene usato solo come soluzione di riserva (fallback) se l'elaborazione principale non produce un risultato utilizzabile; in tal caso vale il Data Privacy Framework (DPF), altrimenti le SCC. Anthropic non è un fornitore di Saldek.

I documenti non vengono mai usati per addestrare modelli di AI. I server applicativi e i database di Saldek si trovano presso Hetzner in Germania. I file sono archiviati su Amazon S3 a Francoforte (regione eu-central-1).

Limiti del riconoscimento

Scansioni di scarsa qualità, foto sfocate, carta termica stropicciata e note scritte a mano possono rendere più difficile il riconoscimento automatico. Per questo Saldek non registra mai automaticamente: ogni estrazione genera una bozza di registrazione, che una persona con il ruolo adeguato controlla e approva nella sezione di revisione.