Verifica e approvazione

La revisione è una fase centrale del flusso di lavoro di Saldek. Dopo l'estrazione, l'AI propone il conto, il codice IVA e gli importi. La registrazione viene inserita nel libro mastro solo dopo che ha controllato e approvato il documento.

La vista di revisione

La coda in «Verifica» ordina i documenti in base all'attenzione necessaria, con i valori da verificare e le segnalazioni in cima. Ogni riga mostra «Verificato» o «Da verificare». Apra un documento per vedere l'originale a sinistra e, a destra, i campi estratti, i valori contrassegnati, i controlli di plausibilità e la registrazione proposta. I controlli includono se la data del documento è nel futuro.

Procedura di approvazione

1. 1Aprire un documento in coda: scelga un documento dall'elenco, ordinato in base all'attenzione richiesta.
2. 2Confrontare i dati con l'originale: controlli importi, data, controparte e aliquote fiscali. Se necessario, corregga i campi e selezioni «Salvi bozza».
3. 3Controllare la proposta di registrazione: verifichi il conto spese e il codice IVA proposti.
4. 4Approvare o rifiutare: selezioni «Approvi e registri» per registrare subito la voce oppure «Approvi e avanti» per passare al documento successivo. Se il documento è illeggibile o errato, selezioni «Chieda all'IA di riverificare» o «Rifiuta». Un documento rifiutato non conserva alcuna bozza di registrazione.

I documenti che Saldek ha verificato e sui quali non ha domande possono essere approvati insieme con «Approva documenti verificati». Deve confermare l'azione. Non sono mai inclusi i possibili duplicati, i file con più fatture, i documenti non contabilizzabili e quelli che verifica personalmente una volta («Verificare personalmente»), per esempio un rimborso parziale, una fattura con reverse charge, IVA estera o un conto di costo incerto. Una fattura con reverse charge che segue una verifica già approvata dello stesso fornitore può essere inclusa.

Altri elementi della vista di revisione

• «Progetto e categoria»: assegni il documento a un progetto e a una categoria. La scelta viene salvata subito e vale per la registrazione del documento.
• «Conto di costo»: se Saldek chiede il conto, lo scelga nell'avviso e selezioni «Applica alla registrazione».
• «Comprato due volte?»: se due acquisti sembrano uguali, risponda con «Entrambi sono corretti» o «Addebito doppio».
• «Pagato il»: nella contabilità entrate/uscite inserisca qui la data di pagamento se Saldek non la conosce ancora.
• Esercizio fiscale: una bozza appartiene all'esercizio della sua data di registrazione. Se la data cade nei dodici mesi successivi al Suo ultimo esercizio (e non nel futuro), Saldek crea da sé quell'esercizio quando prepara la bozza. I documenti anteriori all'inizio della Sua contabilità vengono archiviati senza revisione come «Prima dell'inizio della contabilità». Se negli altri casi l'esercizio non è aperto, Saldek non crea la bozza e ne indica il motivo; un esercizio mancante lo crea in «Impostazioni» › «Generale» › «Esercizi fiscali».
• «Autovettura (PKW): nessuna detrazione IVA»: se la Sua impostazione «Costi del veicolo» porta Saldek a preparare un costo del veicolo senza IVA detraibile, la bozza mostra questa nota. L'impostazione la modifica in «Impostazioni» › «Fisco & contabilità».
• «Contabilizza di nuovo»: se un documento è stato approvato ma non è stato possibile contabilizzare la registrazione, per esempio perché la data non cade in un esercizio aperto, la vista di revisione ne indica il motivo. Lo risolva e selezioni «Contabilizza di nuovo».

Regime fiscale e tipo di documento

• Contabilità entrate-uscite (E/A): la registrazione viene imputata alla data di pagamento, non a quella del documento.
• Piccoli imprenditori: non viene detratta l'IVA a credito; l'intero importo lordo viene registrato come spesa.
• Fatture attive: la creazione di una fattura attiva genera una bozza di registrazione in «Revisione», che deve essere approvata prima della contabilizzazione.
• Pagamenti: anche l'inserimento di un pagamento genera una bozza in «Revisione»; la registrazione non viene finalizzata automaticamente.