Collega Gmail e Outlook

Colleghi un account Google Mail o Microsoft Outlook per utilizzarlo per documenti e fatture. Dopo aver concesso l'accesso, sceglie separatamente se Saldek cerca le fatture nella Sua casella e se invia fatture dal Suo indirizzo e-mail.

Collegare un account e avviare la ricerca

1. 1Aprire le integrazioni: in Saldek vada su “Impostazioni” → “Integrazioni”.
2. 2Collegare il Suo account: selezioni “Connetti” per Google o Microsoft, poi conceda i permessi di lettura e invio in un unico passaggio.
3. 3Scegliere la data di inizio: attivi “Importa fatture”. Saldek chiede da quando deve cercare. Scelga “Ultimi 3 mesi”, “Dall'inizio di quest'anno”, “Dall'inizio dell'anno scorso” o una data a Sua scelta; nulla è preselezionato.
4. 4Attendere la ricerca: Saldek controlla la Sua casella da quel giorno fino a oggi e mostra l'avanzamento. La ricerca è gratuita.
5. 5Scegliere che cosa importare: apra i risultati. Alcune fatture sono preselezionate; spunti quelle che desidera e selezioni “Importa selezionati”. I crediti si usano solo per i documenti che importa.
6. 6Aggiungere i permessi mancanti: se lascia un permesso non selezionato nella finestra di consenso, Saldek mostra “Aggiungi autorizzazione”.

Quali e-mail valgono come fatture

Saldek applica regole fisse e non usa alcuna AI per la ricerca. Le fatture elettroniche strutturate (XRechnung, ZUGFeRD, ebInterface) contano sempre. I PDF e le foto contano quando l'oggetto, il nome del file o il testo contengono una parola della fattura come Rechnung, Invoice, Fatura, Facture, Fattura, Factura o Račun, oppure quando il mittente è un fornitore che Saldek già conosce. Newsletter, promozioni, la Sua posta inviata e gli inviti del calendario vengono esclusi.

• Sicure: Saldek le preseleziona nei risultati e le importa automaticamente dalle nuove e-mail.
• Possibili: restano in attesa sotto “Suggerimenti” e richiedono un Suo clic per essere importate o scartate.
• E-mail senza allegato: anche le ricevute che esistono solo nel testo dell'e-mail, come quelle di Uber, Apple o Amazon, possono essere candidate. Saldek trasforma il testo in un PDF leggibile e conserva l'e-mail originale come originale archiviato. Non vengono mai importate automaticamente: attendono sempre la Sua decisione.

Dopo la prima ricerca

Saldek poi controlla le nuove e-mail con le stesse regole. Le fatture sicure vengono importate automaticamente, mentre quelle possibili restano in attesa sotto «Suggerimenti» in «Revisione» e sotto «Documenti» › «Suggerimenti dalla posta», dove può accettare o scartare ciascuna con un clic. Sotto «Importate automaticamente» può vedere per 30 giorni che cosa è arrivato da solo.

Per guardare più indietro, selezioni «Cerchi e-mail più vecchie» sulla scheda della casella e scelga una data precedente, per esempio con la scelta rapida «1 anno fa», «2 anni fa» o «Data più lontana». La scheda mostra poi quante possibili fatture sono state trovate nelle e-mail più vecchie; con «Esamini e importi» sceglie che cosa acquisire. Nulla viene importato automaticamente, nemmeno con «Controlli la nuova posta», che legge solo le e-mail arrivate dall'ultimo controllo. Se una ricerca raggiunge 20.000 e-mail, si ferma con le più recenti e Le indica fino a dove è arrivata.

Se preferisce il pieno controllo, attivi “Solo e-mail con l'etichetta ‘Saldek’”. Saldek allora legge solo i messaggi che portano l'etichetta Gmail “Saldek” o che si trovano nella cartella Outlook “Saldek”. Crei prima l'etichetta o la cartella.

Come funziona l'integrazione e come disconnetterla

Saldek legge la Sua casella senza modificare o eliminare alcun messaggio. Per i candidati conserva il nome e il dominio del mittente, l'oggetto e i nomi degli allegati per un massimo di 30 giorni; il testo dell'e-mail viene letto solo per valutarlo e non viene memorizzato, a meno che Lei non importi l'e-mail. Disattivare l'importazione ferma tutto. La disconnessione elimina anche i candidati.

Altri modi per inviare documenti

• Inoltro e-mail: inoltri le fatture al Suo indirizzo personale di ricezione Saldek.
• Il Suo server IMAP: colleghi il Suo server di posta con crittografia TLS.
• Caricamento manuale: trascini i documenti in Saldek dal Suo browser.