Conectar Gmail y Outlook

Conecte una cuenta de Google Mail o Microsoft Outlook para usarla para documentos y facturas. Después de conceder acceso, elija por separado si Saldek busca facturas en su buzón y si envía facturas desde su dirección de correo electrónico.

Conectar una cuenta e iniciar la búsqueda

1. 1Abrir integraciones: En Saldek, vaya a “Configuración” → “Integraciones”.
2. 2Conectar su cuenta: Seleccione “Conectar” para Google o Microsoft y conceda permisos de lectura y envío en un solo paso.
3. 3Elegir la fecha de inicio: Active “Importar facturas”; Saldek pregunta desde cuándo debe buscar y usted elige “Últimos 3 meses”, “Desde el inicio de este año”, “Desde el inicio del año pasado” o una fecha propia, sin preselección.
4. 4Esperar la búsqueda: Saldek revisa su buzón desde ese día hasta hoy y muestra su progreso; la búsqueda es gratuita.
5. 5Elegir qué importar: Abra los resultados; ciertas facturas están preseleccionadas, marque las que desee y seleccione “Importar seleccionados”; los créditos se usan solo para los documentos que importe.
6. 6Añadir permisos faltantes: Si deja un permiso sin marcar en el diálogo de consentimiento, Saldek muestra “Añadir permiso”.

Qué correos cuentan como facturas

Saldek aplica reglas fijas y no usa IA para la búsqueda. Las facturas electrónicas estructuradas (XRechnung, ZUGFeRD, ebInterface) siempre cuentan. Los PDF y las fotos cuentan cuando el asunto, el nombre del archivo o el texto contienen una palabra de factura como Rechnung, Invoice, Fatura, Facture, Fattura, Factura o Račun, o cuando el remitente es un proveedor que Saldek ya conoce. Los boletines informativos, las promociones, su propio correo enviado y las invitaciones de calendario se excluyen.

• Ciertas: Saldek las preselecciona en los resultados y las importa automáticamente de los correos nuevos.
• Posibles: Esperan en “Sugerencias” y necesitan un clic suyo para importarlas o descartarlas.
• Correos sin adjunto: Los recibos que solo existen en el texto del correo, como los de Uber, Apple o Amazon, también pueden ser candidatos, y Saldek convierte el texto en un PDF legible y conserva el correo original como original archivado. Nunca se importan automáticamente: siempre esperan su decisión.

Después de la primera búsqueda

Saldek entonces revisa los correos nuevos con las mismas reglas. Las facturas ciertas se importan automáticamente y las posibles esperan en «Sugerencias» dentro de «Revisión» y en «Documentos» › «Sugerencias del buzón», donde usted acepta o descarta cada una con un clic. En «Importadas automáticamente» puede ver durante 30 días lo que entró por sí solo.

Para buscar más atrás, seleccione «Buscar correos más antiguos» en la tarjeta del buzón y elija una fecha anterior, por ejemplo con la elección rápida «Hace 1 año», «Hace 2 años» o «Fecha más antigua». Después, la tarjeta indica cuántas posibles facturas se encontraron en correos antiguos; con «Revisar e importar» elige lo que quiere incorporar. Nada se importa automáticamente, ni siquiera con «Comprobar el correo nuevo», que solo lee los correos llegados desde la última comprobación. Si una búsqueda alcanza los 20.000 correos, se detiene con los más recientes y le indica hasta dónde llegó.

Si prefiere tener control total, active “Solo correos con la etiqueta ‘Saldek’”. Saldek entonces lee solo los mensajes que llevan la etiqueta de Gmail “Saldek” o que están en la carpeta de Outlook “Saldek”. Cree primero la etiqueta o la carpeta.

Cómo funciona la integración y cómo desconectarla

Saldek lee su buzón sin cambiar ni eliminar ningún mensaje. Para los candidatos conserva el nombre y el dominio del remitente, el asunto y los nombres de los adjuntos durante un máximo de 30 días; el texto del correo se lee solo para evaluarlo y no se almacena a menos que importe el correo. Desactivar la importación lo detiene todo. Desconectar también elimina los candidatos.

Otras formas de enviar documentos

• Reenvío de correo electrónico: Reenvíe facturas a su dirección de entrada personal de Saldek.
• Su propio servidor IMAP: Conecte su servidor de correo mediante cifrado TLS.
• Carga manual: Arrastre y suelte documentos en Saldek en su navegador.