Cómo lee la IA

Saldek facilita la preparación de la contabilidad al extraer automáticamente los datos de los justificantes. La IA identifica el proveedor, la fecha, los importes (neto, IVA y bruto), los tipos impositivos y las partidas de cada factura. También procesa facturas con varias partidas y distintos tipos impositivos, tiques de caja y facturas electrónicas estructuradas en formato ZUGFeRD, Factur-X, XRechnung y ebInterface.

Las cuatro etapas del procesamiento de documentos

Al recibirlo, cada archivo pasa automáticamente por estas cuatro etapas en la cola de procesamiento:

1. 1Subida: el archivo (JPG, PNG, HEIC, PDF, CSV o XML de hasta 25 MB) se recibe en el navegador o a través de las integraciones.
2. 2OCR: reconocimiento de texto y digitalización estructurada del documento.
3. 3Extracción con IA: la IA identifica campos como proveedor, fecha de factura, importes, tipos de IVA y líneas.
4. 4Validación: comprobación de reglas matemáticas y lógicas; por ejemplo, que el importe neto más el IVA dé exactamente el importe bruto o que la fecha del justificante no sea futura. Si falta un valor en el justificante, Saldek lo calcula y se lo indica.

Revisión con el documento

Saldek revisa cada valor extraído con el propio documento, por ejemplo si un valor está impreso en él y si los importes cuadran. Si Saldek no puede confirmar un valor, envía el documento a la cola de revisión y marca el valor con «Por revisar». Los valores confirmados no necesitan revisión por su parte. Saldek le muestra para revisar la primera factura con inversión del sujeto pasivo de cada proveedor; las siguientes con el mismo proveedor, el mismo NIF-IVA, el mismo país, la misma moneda y el mismo tratamiento fiscal siguen esa revisión («Inversión del sujeto pasivo: sigue una revisión anterior»). Cada reembolso parcial lo revisa usted una vez.

Cuándo pregunta Saldek y qué solo archiva

Además del texto, Saldek lee la imagen de la primera página, por ejemplo para reconocer un sello de «pagado». Lo que el documento por sí solo no aclara, Saldek lo pregunta en la revisión e indica allí el motivo; si lo desea, «Pregunta a Saldek» se lo explica con más detalle. Casos habituales:

• No hace falta asiento: Saldek archiva como «No contabilizable», sin borrador de asiento, los presupuestos, facturas proforma, albaranes, confirmaciones de pedido, extractos bancarios y avisos sin importe a pagar.
• Documentos relacionados: una confirmación de pago o un recordatorio que llega antes que su factura se vincula con la factura en cuanto esta llega. Una simple confirmación de pago no contabiliza nada adicional.
• Moneda extranjera: Saldek convierte a euros al tipo oficial de la fecha del documento y anota el tipo. Solo pregunta si el propio documento indica un importe cargado en euros que difiere en más de un 2 %.
• Cuenta poco clara: si nada determina la cuenta de gastos, el borrador usa la cuenta de otros gastos de explotación y usted elige la cuenta adecuada antes de aprobar.
• Otros motivos: por ejemplo, una posible compra duplicada, IVA extranjero, una finalidad empresarial poco clara, datos de factura incompletos o un ejercicio fiscal que no está abierto.

Proveedores de IA, privacidad y ubicación de los datos

Saldek utiliza Jev, de TypeSafe, y OpenAI para procesar los datos con IA; ambos los tratan en EE. UU. Para TypeSafe se aplican las cláusulas contractuales tipo de la UE (SCC) de su contrato de tratamiento de datos. OpenAI trata los datos a través de OpenAI Ireland Ltd, amparados por las cláusulas contractuales tipo de la UE entre OpenAI Ireland Ltd y sus empresas vinculadas en Estados Unidos. Google Gemini solo se utiliza como alternativa si el procesamiento principal no produce un resultado aprovechable; en ese caso se aplica el Data Privacy Framework (DPF) o, en su defecto, las SCC. Anthropic no es proveedor de Saldek.

Sus documentos nunca se utilizan para entrenar modelos de IA. Los servidores de aplicaciones y las bases de datos de Saldek están alojados en Hetzner, en Alemania. Los archivos se almacenan en Amazon S3, en Fráncfort (región eu-central-1).

Límites del reconocimiento

Los escaneos de mala calidad, las fotos borrosas, el papel térmico arrugado y las notas manuscritas pueden dificultar el reconocimiento automático. Por eso, Saldek nunca contabiliza por su cuenta: cada extracción genera un borrador contable que una persona con el rol adecuado debe revisar y aprobar.