Belege hochladen und fotografieren

Laden Sie Belege im Browser in Saldek hoch. Das System verarbeitet PDFs, Bilddateien und Tabellen, liest Beträge und Lieferantendaten per KI aus und zeigt den Buchungsvorschlag unter „Prüfung“ an.

Unterstützte Formate und Belegarten

• Dateiformate: JPG, PNG, HEIC, PDF, CSV oder XML. Eine Datei darf bis zu 25 MB groß sein.
• Belegarten: Rechnungen mit mehreren Positionen und Steuersätzen, Kassenbons sowie strukturierte E-Rechnungen. Saldek liest ZUGFeRD, Factur-X, XRechnung und ebInterface aus.
• Kontoauszüge: Importieren Sie Kontoauszüge unter „Abstimmung“ mit „Auszug importieren“. Einen Kontoauszug, den Sie hier hochladen, legt Saldek nur ab: Er bekommt keinen Buchungsentwurf, und seine Umsätze werden nicht übernommen.

Belege im Browser hochladen

1. 1„Belege hochladen“ öffnen: Wählen Sie oben „Erstellen“ › „Beleg hochladen“ oder auf der Seite „Belege“ die Schaltfläche „Beleg hochladen“.
2. 2Dateien hinzufügen: Ziehen Sie Belege per Drag-and-drop in das Upload-Feld oder wählen Sie „Dateien durchsuchen“.
3. 3Belegart festlegen: Wählen Sie bei Bedarf die passende „Belegart“.
4. 4Verarbeitung abwarten: Saldek lädt die Datei hoch, führt OCR, KI-Extraktion und Validierung aus und meldet anschließend, wie viele Belege zur Prüfung bereit sind.

Papierbelege mit dem Smartphone fotografieren

Eine separate mobile App gibt es nicht. Öffnen Sie Saldek im Browser Ihres Smartphones und wählen Sie auf der Seite „Belege hochladen“ „Foto aufnehmen“, um den Beleg direkt mit der Kamera zu fotografieren. Vorhandene Fotos laden Sie wie andere Dateien hoch; HEIC-Dateien werden unterstützt.

• Legen Sie das Dokument flach hin und streichen Sie es glatt.
• Fotografieren Sie den gesamten Beleg mit allen Rändern und Kanten.
• Achten Sie auf gutes Licht und scharfe Schrift. So vermeiden Sie Lesefehler.

Belegliste und Detailansicht

1. 1Belegliste öffnen: Unter „Belege“ sehen Sie alle erfassten Dokumente nach Status sortiert. Dort finden Sie auch Filter und Optionen für Sammelaktionen.
2. 2Belegdetails prüfen: Links sehen Sie die Vorschau des Originals, rechts die erkannten Felder und den zeitlichen Verlauf.

• Hochgeladen, aber noch nicht gelesen: Saldek hat die Datei, hat sie aber noch nicht gelesen, etwa weil Ihr Guthaben nicht reicht. „Erneut versuchen“ startet das Lesen.
• „Nicht buchbar“: Das Dokument braucht keine Buchung, zum Beispiel ein Angebot, ein Lieferschein oder ein Kontoauszug. Saldek legt es ohne Buchungsentwurf ab und nennt den Grund.
• „Vor Beginn der Buchführung“: Das Dokument ist vor Ihrem ersten Geschäftsjahr datiert und wird ohne Buchung abgelegt. Um es zu buchen, legen Sie das frühere Geschäftsjahr an und lassen den Beleg erneut prüfen.
• „Postfach-Vorschläge“: Mögliche Rechnungen aus Ihrem verbundenen Postfach warten hier auf Ihre Entscheidung.
• „Zahlung ausstehend“: Bei der E/A-Rechnung finden Sie über den Filter „Zahlung“ die Einkäufe, deren Zahlung Saldek noch nicht gesehen hat.

Weitere Wege, Belege einzureichen

In der Testphase und ab dem Tarif Starter stehen neben dem Hochladen im Browser auch E-Mail-Weiterleitung, Google Drive und verbundene Postfächer (Gmail und Outlook) zur Verfügung. Im Lesemodus ohne Tarif können Sie keine neuen Belege hochladen; vorhandene Belege bleiben sichtbar und herunterladbar.