So liest die KI

Saldek liest Belege automatisch aus und erfasst Lieferant, Datum, Netto- und Bruttobeträge, Umsatzsteuer, Steuersätze und Rechnungspositionen. Die KI verarbeitet Rechnungen mit mehreren Positionen und Steuersätzen, Kassenbelege sowie strukturierte E-Rechnungen im Format ZUGFeRD, Factur-X, XRechnung und ebInterface.

Die vier Schritte der Belegverarbeitung

Nach dem Upload verarbeitet Saldek jede Datei in vier Schritten:

1. 1Hochladen: Saldek nimmt JPG-, PNG-, HEIC-, PDF-, CSV- oder XML-Dateien bis zu 25 MB im Browser oder über angebundene Dienste entgegen.
2. 2OCR: Das System erkennt den Text und digitalisiert das Dokument.
3. 3KI-Extraktion: Die KI erkennt Felder wie Lieferant, Rechnungsdatum, Beträge, Steuersätze und Positionen.
4. 4Validierung: Saldek prüft mathematische und logische Regeln. Zum Beispiel muss Netto plus Umsatzsteuer dem Bruttobetrag entsprechen und das Belegdatum darf nicht in der Zukunft liegen. Fehlt ein Wert auf dem Beleg, berechnet Saldek ihn und weist Sie darauf hin.

Prüfung am Beleg

Saldek prüft jeden erkannten Wert am Beleg selbst, zum Beispiel ob ein Wert dort aufgedruckt ist und ob die Beträge aufgehen. Kann Saldek einen Wert nicht bestätigen, stellt es den Beleg zur Prüfung in die Warteschlange und markiert den Wert mit „Bitte prüfen“. Bestätigte Werte müssen Sie nicht prüfen. Die erste Reverse-Charge-Rechnung eines Lieferanten zeigt Saldek Ihnen zur Prüfung; spätere Rechnungen mit demselben Lieferanten, derselben UID-Nummer, demselben Land, derselben Währung und derselben steuerlichen Behandlung folgen dieser Prüfung („Reverse Charge: folgt einer früheren Prüfung“). Teilrückerstattungen prüfen Sie jeweils einmal selbst.

Wann Saldek nachfragt und was es nur ablegt

Saldek liest neben dem Text auch das Bild der ersten Seite, etwa um einen „Bezahlt“-Stempel zu erkennen. Was der Beleg allein nicht entscheidet, fragt Saldek in der Prüfung nach und nennt dort den Grund; „Frag Saldek“ erklärt ihn auf Wunsch genauer. Typische Fälle:

• Keine Buchung nötig: Angebote, Proforma-Rechnungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Kontoauszüge und Mitteilungen ohne Zahlbetrag legt Saldek mit dem Status „Nicht buchbar“ ab, ohne Buchungsentwurf.
• Zusammengehörige Belege: Eine Zahlungsbestätigung oder Mahnung, die vor ihrer Rechnung eintrifft, verbindet Saldek mit der Rechnung, sobald diese da ist. Eine reine Zahlungsbestätigung bucht nichts zusätzlich.
• Fremdwährung: Saldek rechnet zum amtlichen Kurs des Belegdatums in Euro um und vermerkt den Kurs. Gefragt wird nur, wenn der Beleg selbst einen belasteten Euro-Betrag ausweist, der um mehr als 2 % abweicht.
• Unklares Konto: Entscheidet nichts über das Aufwandskonto, bucht der Entwurf auf das Konto für sonstige betriebliche Aufwendungen, und Sie wählen vor der Freigabe das passende Konto.
• Weitere Gründe: zum Beispiel ein möglicher Doppelkauf, ausländische Umsatzsteuer, ein unklarer betrieblicher Zweck, fehlende Rechnungsangaben oder ein Geschäftsjahr, das nicht offen ist.

KI-Anbieter, Datenschutz und Speicherort

Saldek nutzt für die KI-Verarbeitung Jev von TypeSafe und OpenAI; beide verarbeiten Daten in den USA. Für TypeSafe gelten die EU-Standardvertragsklauseln (SCC) in seinem Auftragsverarbeitungsvertrag. OpenAI verarbeitet die Daten über OpenAI Ireland Ltd, abgesichert durch die EU-Standardvertragsklauseln zwischen OpenAI Ireland Ltd und ihren verbundenen Unternehmen in den USA. Google Gemini kommt nur zum Einsatz, wenn die primäre Verarbeitung kein verwertbares Ergebnis liefert; dafür gilt das Data Privacy Framework (DPF), sonst SCC. Saldek nutzt Anthropic nicht.

Saldek verwendet Ihre Belege nicht zum Trainieren von KI-Modellen. Die Applikationsserver und Datenbanken stehen bei Hetzner in Deutschland. Dokumentdateien speichert Saldek auf Amazon S3 in Frankfurt (Region eu-central-1).

Grenzen der Erkennung

Schlechte Scans, unscharfe Fotos, zerknittertes Thermopapier und handschriftliche Notizen erschweren die Erkennung. Saldek erstellt deshalb nach jeder Extraktion einen Buchungsentwurf. Eine Person mit passender Rolle prüft und genehmigt ihn.