Gmail und Outlook verbinden

Verbinden Sie Ihr Google Mail- oder Microsoft Outlook-Konto mit Saldek. Nach der Freigabe stellen Sie getrennt ein, ob Saldek Ihr Postfach nach Rechnungen durchsucht und ob Sie Rechnungen über Ihre E-Mail-Adresse versenden.

Konto verbinden und die Suche starten

1. 1Integrationen öffnen: Gehen Sie in Saldek zu „Einstellungen“ > „Integrationen“.
2. 2Verbindung herstellen: Wählen Sie bei Google oder Microsoft „Verbinden“ und erteilen Sie gleichzeitig die Lese- und Sendeberechtigung.
3. 3Startdatum wählen: Schalten Sie „Rechnungen importieren“ ein. Saldek fragt, ab wann gesucht werden soll. Wählen Sie „Letzte 3 Monate“, „Seit Jahresbeginn“, „Seit Beginn des Vorjahres“ oder ein eigenes Datum; es ist nichts vorausgewählt.
4. 4Suche abwarten: Saldek prüft Ihr Postfach ab diesem Tag bis heute und zeigt den Fortschritt. Die Suche ist kostenlos.
5. 5Importauswahl treffen: Öffnen Sie die Ergebnisse. Sichere Rechnungen sind vorausgewählt; haken Sie an, was Sie möchten, und wählen Sie „Ausgewählte importieren“. Credits werden nur für die importierten Belege verbraucht.
6. 6Berechtigungen ergänzen: Wenn Sie im Zustimmungsdialog eine Berechtigung abgewählt haben, weist Saldek Sie mit „Berechtigung ergänzen“ darauf hin.

Welche E-Mails als Rechnung gelten

Saldek wendet feste Regeln an und setzt für die Suche keine KI ein. Strukturierte E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD, ebInterface) zählen immer. PDFs und Fotos zählen, wenn Betreff, Dateiname oder Text ein Rechnungswort wie Rechnung, Invoice, Fatura, Facture, Fattura, Factura oder Račun enthalten oder der Absender ein Lieferant ist, den Saldek schon kennt. Newsletter, Werbung, Ihre eigenen gesendeten E-Mails und Kalendereinladungen bleiben außen vor.

• Sicher: Diese wählt Saldek in den Ergebnissen vor und importiert sie aus neuen E-Mails automatisch.
• Möglich: Diese warten unter „Vorschläge“ und brauchen von Ihnen einen Klick zum Importieren oder Ignorieren.
• E-Mails ohne Anhang: Belege, die nur im E-Mail-Text stehen, etwa von Uber, Apple oder Amazon, können ebenfalls Kandidaten sein. Saldek macht aus dem Text ein lesbares PDF und bewahrt die Original-E-Mail als archiviertes Original auf. Sie werden nie automatisch importiert, sondern warten immer auf Ihre Entscheidung.

Nach der ersten Suche

Danach prüft Saldek neue E-Mails mit denselben Regeln. Sichere Rechnungen werden automatisch importiert, mögliche warten in „Prüfung“ unter „Vorschläge“ und unter „Belege“ › „Postfach-Vorschläge“, wo Sie jede mit einem Klick annehmen oder ignorieren. Unter „Automatisch importiert“ sehen Sie 30 Tage lang, was von selbst hereingekommen ist.

Um weiter zurückzusuchen, wählen Sie auf der Postfach-Kachel „Ältere E-Mails durchsuchen“ und einen früheren Tag, etwa mit der Schnellauswahl „Vor 1 Jahr“, „Vor 2 Jahren“ oder „Frühestmöglich“. Die Kachel zeigt danach, wie viele mögliche Rechnungen in älteren E-Mails gefunden wurden; mit „Prüfen und importieren“ wählen Sie aus, was Sie übernehmen. Nichts davon wird automatisch importiert, auch nicht mit „Neue E-Mails abrufen“: Das liest nur E-Mails, die seit der letzten Prüfung angekommen sind. Erreicht eine Suche 20.000 E-Mails, endet sie bei den neuesten und sagt Ihnen, wie weit sie gekommen ist.

Wenn Sie volle Kontrolle möchten, schalten Sie „Nur E-Mails mit dem Label ‚Saldek‘“ ein. Saldek liest dann nur Nachrichten mit dem Gmail-Label „Saldek“ oder im Outlook-Ordner „Saldek“. Legen Sie das Label bzw. den Ordner zuerst an.

So arbeitet die Verbindung und so trennen Sie sie

Saldek liest Ihr Postfach, ohne Nachrichten zu ändern oder zu löschen. Für Kandidaten speichert Saldek höchstens 30 Tage lang Namen und Domain des Absenders, den Betreff und die Anhangsnamen; den E-Mail-Text liest Saldek nur zur Bewertung und speichert ihn nicht, es sei denn, Sie importieren die E-Mail. Mit dem Ausschalten des Imports endet alles. Beim Trennen werden außerdem die Kandidaten gelöscht.

Andere Wege, Belege einzureichen

• E-Mail-Weiterleitung: Leiten Sie Rechnungen an Ihre persönliche Saldek-Eingangsadresse weiter.
• Eigener IMAP-Server: Verbinden Sie Ihren eigenen Mailserver über TLS-Verschlüsselung.
• Manueller Upload: Laden Sie Belege per Drag-and-drop im Browser hoch.